Kto może korzystać z KSeF

Na początek wymieńmy wszystkie podmioty uprawnione do korzystania z systemu:

• podatnik;
• podmiot wskazany przez przedsiębiorcę;
• organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi;
• osoby fizyczne, które zostały wskazane przez komorników i organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne, które zostały wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF przez przedsiębiorcę lub organy egzekucyjne i komorników.
• inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne, które korzystają z KSeF, o ile prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych owym osobom.

Uprawnienia do korzystania z KSeF

Przed rozpoczęciem pracy z KSeF podatnik musi przejść przez proces uwierzytelnienia i autoryzacji w systemie. Dopiero wówczas może przeglądać, wystawiać i otrzymywać e-Faktury. Może też nadać uprawnienia do korzystania z platformy innej osobie fizycznej lub wybranemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. Uprawnienia te dzielą się na trzy rodzaje:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawianie lub dostęp do e-Faktur;
• wystawiania faktur ujętych w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT będących fakturami ustrukturyzowanymi.

Jak nadawać uprawnienia w KSeF

Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF może odbyć się na dwa sposoby:

• elektronicznie - podatnik lub inny uprawniony podmiot używa oprogramowania interfejsowego do wskazania wymaganego zakresu danych w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
• w formie papierowej - konieczne jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Należy zaznaczyć, że możliwość nadawania lub odbierania uprawnień w formie papierowej zarezerwowana jest dla podatników i podmiotów niebędących osobami fizycznymi i które nie posiadają możliwości uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Nadawanie uprawnień do KSeF - jakie dane są potrzebne

Aby móc zarządzać uprawnieniami do korzystania z KSeF konieczne jest podanie następujących informacji:

• numer NIP podatnika;
• dane podmiotu lub osoby fizycznej, której nadawane są lub odbierane uprawnienia:

1. numer NIP w przypadku podmiotu, a w przypadku osoby fizycznej - NIP lub PESEL;
2. nazwa podmiotu lub imię i nazwisko osoby fizycznej;
3. numer i seria dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby ;fizycznej oraz kraj jego wydania - tylko jeżeli osoba nie posiada numerów NIP i PESEL;
4. dane unikalne, które identyfikują kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej jeżeli podpis nie zawiera numerów NIP i PESEL;

• rodzaj uprawnienia;
• informacja, czy podmiot lub osoba fizyczna jest przedstawicielem podatkowym.