Co to jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem programu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Po okresie fakultatywnym KSeF ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Warto dodać, że Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w UE, który wdroży to rozwiązanie.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:  

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;  

  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;  

  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;  

  • oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;  

  • analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;  

  • otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;  

  • powiadamiania podmiotów o: 

    • dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę; przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia; 
    • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem; 
    • braku możliwości wystawienia e-Faktur - w przypadku niedostępności KSeF; 
    • powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF. 

Platforma KSeF - korzyści dla przedsiębiorców i cele projektu

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak: 

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni; 

  • Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa; 

  • Koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej; 

  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat; 

  • mniej danych do wysyłania - podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych; 

  • brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury; 

  • standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie; 

  • pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy; 

  • mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur; 

  • automatyzacja procesów fakturowania; 

  • brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury; 

  • brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej. 

Ksef a PEF - razem czy odrębnie

Wedle informacji zamieszczonej na stronie rządowej system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą funkcjonować odrębnie. 

Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF od 2023 roku

Od 2023 roku Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty: 

  • przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT; 

  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT; 

  • podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. 

Wdrożenie KSeF

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych. Więcej na ten temat piszemy tutaj (link do konkretnego artykułu). 

W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.W osobnym artykule opisujemy na czym polega rejestrowanie faktur w KSeF.

System KSeF – logowanie i uwierzytelnianie

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

Kalendarz

17.05.2022

Ministerstwo Finansów udostępniło wersję produkcyjną aplikacji KSeF.

07.04.2022

Ministerstwo Finansów udostępniło do testów Aplikację Podatnika KSeF. Ma ona umożliwić wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur.

30.03.2022

Komisja Europejska wydała zgodę na obowiązkową fakturę ustrukturyzowaną w Polsce.

01.01.2022

Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur jako opcji fakultatywnej dla przedsiębiorców.

17.05.2022

Ministerstwo Finansów udostępniło wersję produkcyjną aplikacji KSeF.

07.04.2022

Ministerstwo Finansów udostępniło do testów Aplikację Podatnika KSeF. Ma ona umożliwić wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur.

30.03.2022

Komisja Europejska wydała zgodę na obowiązkową fakturę ustrukturyzowaną w Polsce.

01.01.2022

Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur jako opcji fakultatywnej dla przedsiębiorców.
Zobacz więcej
Porady