Co to jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem systemu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

KSeF - od kiedy obowiązkowy

KSeF: obowiązkowy czy dobrowolny? Po okresie fakultatywnym platforma ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Obecnie nie znamy terminu, w którym to nastąpi. Warto dodać, że Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w UE, który wdroży to rozwiązanie.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:  

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;  
  • uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;  
  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;  
  • oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;  
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;  
  • otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;  
  • powiadamiania podmiotów o: 
    • dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę; przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia; 
    • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem; 
    • braku możliwości wystawienia e-Faktur - w przypadku niedostępności KSeF; 
    • powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF. 

Platforma KSeF - korzyści dla przedsiębiorców i cele projektu

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak: 

  • krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni; 
  • Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa; 
  • Koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej; 
  • zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat; 
  • mniej danych do wysyłania - podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych; 
  • brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury; 
  • standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie; 
  • pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy; 
  • mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur; 
  • automatyzacja procesów fakturowania; 
  • brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury; 
  • brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej. 

Ksef a PEF - razem czy odrębnie

Wedle informacji zamieszczonej na stronie rządowej system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą funkcjonować odrębnie. 

Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF

Docelowo Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty: 

  • przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT; 
  • przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT; 
  • podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. 

Wdrożenie KSeF

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.

W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.W osobnym artykule opisujemy na czym polega rejestrowanie faktur w KSeF.

System KSeF – logowanie i uwierzytelnianie

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

Faktury sprzedaży do UE - czy trzeba je rejestrować w KSeF?

Jeżeli taka sprzedaż podlega krajowym przepisom VAT o fakturowaniu, wówczas rejestrowanie faktur sprzedaży w KSeF jest wymagane.

Kalendarz

19.01.2024

Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.

27.11.2023

Ministerstwo Finansów rozpoczyna konsultacje dwóch aktów wykonawczych w sprawie obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024.

01.09.2023

Publikacja nowej struktury logicznej FA(2).

04.08.2023

Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o KSeF

19.01.2024

Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.

27.11.2023

Ministerstwo Finansów rozpoczyna konsultacje dwóch aktów wykonawczych w sprawie obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024.

01.09.2023

Publikacja nowej struktury logicznej FA(2).

04.08.2023

Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o KSeF

zobacz więcej
Porady
19-01-2024

Obowiązkowy KSeF przesunięty - nowy termin nieznany

Minister finansów Andrzej Domański poinformował, że obowiązkowe fakturowanie w KSeF zostanie opóźnione w wyniku krytycznych błędów dotyczących kodu, funkcjonalności i wydajności systemu. Nie poznaliśmy nowego terminu, ale na pewno nie nastąpi on w tym roku.