Krajowy System
e-Faktur

KSeF: obowiązkowy czy dobrowolny? Po okresie fakultatywnym platforma ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązkowe e-Fakturowanie wejdzie w życie w dwóch etapach:

• 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł;
• 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich przedsiębiorców.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:  

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;  
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;  
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;  
• oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;  
• analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;  
• otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;  
• powiadamiania podmiotów o: 
  
  • dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę; przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia; 
  • dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem; 
  • braku możliwości wystawienia e-Faktur - w przypadku niedostępności KSeF; 
  • powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF. 

Do 31 grudnia 2026 r. będzie obowiązywał okres przejściowy, w trakcie którego będą obowiązywać ułatwienia i odstępstwa od docelowych zasad funkcjonowania KSeF. Zakłada on:

• wystawianie faktur papierowych w ograniczonych przypadkach;
• wystawianie faktur z kas rejestrujących;
• brak wymogu podawania numeru KSeF na przelewach za e-Faktury;
• odroczenie kar finansowych za błędy związane z e-Fakturowaniem.

Więcej na ten temat przeczytasz tutaj.

Certyfikat wystawcy faktur jest imiennym dokumentem wydawanym przez Ministerstwo finansów. Pozwala on na uwierzytelnienie się w systemie, jest też niezbędny do wystawiania dokumentów w trybie "offline 24" lub w wypadku awarii czy niedostępności KSeF. Certyfikaty gwarantują bezpieczeństwo i ciągłość procesu fakturowania niezależnie od okoliczności.

Przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikat wystawcy faktur od 1 listopada 2025 r.

Tryb offline 24 to rozwiązanie, które pozwoli na wystawienie faktury bez natychmiastowego przesłania jej do KSeF. Wysłanie jej do systemu będzie konieczne najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Na dokumencie zachowana zostanie pierwotna data wystawienia.

Więcej o trybie offline 24 przeczytasz tutaj.

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak: 

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni; 
• Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa; 
• Koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej; 
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat; 
• mniej danych do wysyłania - podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych; 
• brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury; 
• standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie; 
• pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy; 
• mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur; 
• automatyzacja procesów fakturowania; 
• brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury; 
• brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej. 

Wedle informacji zamieszczonej na stronie rządowej system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą funkcjonować odrębnie. 

Docelowo Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty: 

• przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT; 
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT; 
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP. 

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.

W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.W osobnym artykule opisujemy na czym polega rejestrowanie faktur w KSeF.

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

Jeżeli taka sprzedaż podlega krajowym przepisom VAT o fakturowaniu, wówczas rejestrowanie faktur sprzedaży w KSeF jest wymagane.