Krajowy System e-Faktur - rozszerzony dostęp dla samorządów

KSeF - projekt ustawy dostosowania do samorządów 

Choć do terminu obowiązywania e-faktury zostało relatywnie niewiele czasu (ma to nastąpić od 2024 roku), systemowi wciąż daleko do perfekcji. Jednym z ważniejszych problemów jest to, że KSeF nie uwzględnia scenariusza, w którym więcej niż jedna jednostka wystawi fakturę pod jednym numerem NIP. To istotne, ponieważ gminy i jednostki organizacyjne rozliczają VAT jako jeden podatnik – czyli posługują się tym samym numerem NIP (podobnie jak grupy VAT). 

Resort przygotował projekt rozporządzenia, który ma to zmienić. Wdroży on możliwość nadania dodatkowych uprawnień (o ograniczonym charakterze) dla jednostki wewnętrznej JST i osoby fizycznej będącej jej przedstawicielem. To samo tyczyć się będzie podmiotów tworzących grupy VAT. W efekcie wskazany przedstawiciel zyska prawo nadania uprawnień do wystawiania lub dostępu do e-Faktur innym osobom fizycznym odpowiedzialnym za fakturowanie. Należy zaznaczyć, że osoba z takimi uprawnieniami nie będzie miała wglądu do faktur wystawionych w innych jednostkach.

Nadanie uprawnień do KSeF – przebieg 

Powyższe uprawnienia nadawane są po podaniu numeru identyfikacji podatkowej (NIP) członka grupy VAT lub jednostki wewnętrznej JST, a także następujących danych podmiotu lub osoby fizycznej posiadającej uprawnienia: 

  • Imię i nazwisko osoby fizycznej lub nazwa podmiotu; 

  • NIP podmiotu lub NIP/PESEL osoby fizycznej;

  • Data urodzenia osoby fizycznej – w przypadku niepodania numerów PESEL i NIP; 

  • Numer i seria dowodu osobistego, lub innego dokumentu, który potwierdzi tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania – w przypadku nieposiadania numerów PESEL i NIP; 

  • Unikalne dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny należący do uprawnionej osoby fizycznej – w przypadku, gdy podpis nie zawiera numerów PESEL i NIP; 

  • Rodzaj uprawnienia.

Projekt o KSeF - wątpliwości 

Projekt rozporządzenia MF budzi pewne wątpliwości wśród podatników. Przede wszystkim dane konkretnej jednostki budżetowej będącej odbiorcą towaru lub usługi są jedynie opcjonalnym elementem faktury. To samo tyczy się danych identyfikujących grupę VAT jako odrębnego podatnika – te również są fakultatywne. Tymczasem projekt MF zakłada, że owe informacje powinny znaleźć się na dokumencie. Ich brak znacząco utrudni prawidłowe przyporządkowanie faktur do konkretnej jednostki wewnętrznej JST lub danego członka grupy VAT, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy.

Obowiązkowy KSeF od 2024 roku

Rada Unii Europejskiej wydała zgodę na obowiązkową fakturę elektroniczną od 1 stycznia 2024 roku. W tym samym okresie standard zacznie obwiązywać też w Niemczech, Francji, Belgii i Danii. Oblogatoryjny KSeF od 2024 roku oznacza duże wyzwanie dla resortu.

Rejestrowanie faktur w KSeF

Od 1 stycznia 2022 funkcjonuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). To platforma, która pozwala wymieniać i przechowywać tzw. faktury ustrukturyzowane. Jest to kolejna, obok faktur papierowych i elektronicznych, forma dokumentowania transakcji. Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, ale od przyszłego roku ma stać się obligatoryjne. Dowiedz się jak wygląda proces rejestrowania faktur w KSeF. 

Czy KSeF jest bezpieczny

Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi wśród niektórych przedsiębiorców obawy związane z bezpieczeństwem. Czy przechowywane na fakturach dane mogą być narażone na cyberataki lub trafić do konkurencji? Ministerstwo Finansów (MF) uspokaja i zapewnia, że informacje o fakturach są dobrze strzeżone, m.in. dzięki specjalnym systemom szyfrowania oraz kontroli dostępu. Jeśli masz obawy, czy KSeF jest bezpieczny, dowiedz się więcej na temat ochrony gromadzonych w nim informacji.