21-12-2023

KSeF ustawa. Przepisy stojące za Krajowym Systemem e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się faktem. Nowy standard ma przyspieszyć i ułatwić proces wystawiania/rozliczania faktur, a także przeciwdziałać oszustwom. Jak na gruncie polskiego prawa wyglądają KSeF i faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)? KSeF, ustawa, przepisy prawne - wyjaśniamy.

Spis treści

KseF ustawa – przepisy prawne wprowadzające Krajowy System e-Faktur 

Od czasu wprowadzenia faktur elektronicznych PDF fakturowanie w firmach niewiele się zmieniało. Tak było do 2021 roku, kiedy to rząd zapowiedział duże zmiany dla wszystkich podatników VAT. Główną nowością jest Krajowy System e-Faktur – teleinformatyczny system, który docelowo ma przynieść wygodę, oszczędność oraz inne korzyści zarówno dla wystawiających, jak i otrzymujących faktury. Od 2022 roku system stał się fakultatywny, zaś od lipca 2024 roku będzie on obowiązkowy w całym kraju. Nowy standard chwilowo nie obejmie przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT. Oni poczekają do 1 stycznia 2025.

Rzecz jasna, za wprowadzeniem nowego standardu musi stać solidna podstawa prawna, która regulować będzie m.in. wystawianie faktur. Przepisy normujące zasady funkcjonowania KSeF w obrocie gospodarczym zostaną wprowadzone do polskiego systemu prawnego poprzez: 

KSeF gov – zmiany w prawie

Wraz z wprowadzeniem KSeF nastąpiły istotne zmiany wprowadzone aktami prawnymi. Obejmują one m.in.: 

  • wprowadzenie definicji terminu faktura ustrukturyzowana (e-Faktura);
  • określenie zasad i trybu wystawiania oraz przechowywania e-Faktur jako fakultatywnych form dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu;
  • określenie zasad prowadzenia i funkcjonowania KSeF;
  • określenie katalogu podmiotów, które będą mogły korzystać z KSeF;
  • określenie zasad korygowania e-Faktur. 

KSeF test możliwości - jak sprawdzić platformę?

Powyższe zmiany mają (między innymi) ułatwić podatnikom proces adaptacyjny i stopniowo przyzwyczajać ich do standardu, który w niedalekiej przyszłości stanie się obowiązkowy. To, w jakim stopniu przedsiębiorcy będą gotowi na dostosowanie swoich systemów informatycznych do nowej rzeczywistości dopiero okaże się po okresie przejściowym. Pomóc w tym mają: robocza wersja struktury logicznej e-Faktury oraz testowa wersja KSeF udostępnione w Portalu Podatkowym

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura), Krajowy System e-Faktur (KSeF) - podstawy prawne 

Szerzej o tym, czym jest e-Faktura (lub też faktura ustrukturyzowana) wyjaśniamy tutaj. Teraz skupimy się na aspekcie prawnym tego zagadnienia.  Poniżej przedstawiamy listę regulacji w ustawie dotyczących e-Faktur i KSeF. 

  • art. 106q ust. 3a-4, art. 106na-106ne - zasady funkcjonowania; 
  • art. 106r - przepisy wykonawcze; 
  • art. 106m ust. 1 pkt 3 - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność e-Faktur; 
  • art. 29a ust. 15 pkt 5, art. 86 ust. 19d, art. 106j ust. 2 pkt 2a i ust. 4 - e-Faktury korygujące; 
  • art. 112aa - przechowywanie e-Faktur w KSeF; 
  • art. 87 ust. 5a-5d - przyspieszony zwrot podatku (w terminie 40 dni). 

Faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna 

Należy zaznaczyć, że e-Faktury (w rozumieniu KSeF) nie należy mylić ze standardową fakturą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana to bowiem szczególny rodzaj faktury elektronicznej, który wystawiany jest właśnie w Krajowym Systemie e-Faktur gdzie otrzymuje numer identyfikujący ją w systemie. Jej definicję wprowadzono w nowo nadanym art. 2 pkt. 32a w ustawie o VAT.  Z kolei pojęcie KSeF zostało określone w art. 106nd ust. 2 ustawy. 

Standardowe faktury elektroniczne definicję prawną zyskały znacznie wcześniej, bo już w 2004 roku. Wtedy to wprowadzono Ustawę o podatku od towarów i usług, w której elektroniczną fakturę określa się jako „[…]fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym […]” (art. 2 pkt 32). 

Szkolenia KSeF – przygotuj swoją firmę i pracowników

Przygotowanie biznesu na nadchodzące zmiany to jeden z priorytetów dla każdego przedsiębiorcy. Tym bardziej, że wdrożenie odpowiednich modyfikacji m.in. do systemów do obsługi sprzedaży oraz systemów księgowych jest skomplikowanym i czasochłonnym zadaniem. Warto zatem już teraz zadbać o aktualizację swoich systemów informatycznych oraz przeszkolenie pracowników z ich obsługi.

Kalendarz

19.01.2024

Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.

27.11.2023

Ministerstwo Finansów rozpoczyna konsultacje dwóch aktów wykonawczych w sprawie obowiązkowego KSeF od 1 lipca 2024.

01.09.2023

Publikacja nowej struktury logicznej FA(2).

04.08.2023

Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o KSeF

zobacz więcej