Faktura ustrukturyzowana

Faktury ustrukturyzowane (wraz z Krajowym Systemem e-Faktur) docelowo mają stać się obligatoryjne dla wszystkich podatników. Ma to nastąpić 1 kwietnia 2026.

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to jedna z form, w jakiej może występować faktura. Powinna ona zawierać te same elementy, określone w ustawie o VAT, jakie zawiera faktura papierowa (lub faktura elektroniczna inna niż e-Faktura). Wzór e-Faktury (tzw. struktura logiczna) został określony i udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Poza elementami obowiązkowymi, e-Faktura może zawierać inne dane dotyczące zawieranej transakcji (dane nieobligatoryjne).

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to jedna z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji. W odniesieniu do e-Faktur mają zastosowanie te same formy płatności itp., jak w przypadku faktur papierowych (lub faktur elektronicznych inna niż e-Faktury) - nie ma w tym temacie osobnych uregulowań prawnych.

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostaną wystawione. Po upływie tego okresu, podatnik będzie przechowywał e-Faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Faktura ustrukturyzowana w rozumieniu KSeF została ujęta w projekcie nowelizacji ustawy o VAT, który został ogłoszony 5 lutego 2021 r. Nowelizacja była konieczna ze względu na to, że w polskim prawie nie ma odrębnych przepisów odnoszących się konkretnie do tematyki e-Faktur. Więcej na temat przepisów prawnych związanych z e-Fakturą i KSeF piszemy tutaj

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury), a w zasadzie Krajowy System-e-Faktur (KSeF) to efekt ewolucji elektronizacji rozliczeń z tytułu VAT. Pierwszym etapem było utworzenie systemu e-Deklaracje. Kolejnym rozwiązaniem był JPK_VAT (tylko ewidencja), który po kilku latach przekształcił się w JPK_VAT z deklaracją (zarówno ewidencja, jak i deklaracja). W międzyczasie dokonano także zmian w obszarze dokumentowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących - stworzono kasy online oraz utworzono Centralne Repozytorium Kas (CRK). e-Faktury to także kolejne - po JPK, mechanizmie podzielonej płatności (MPP) (tzw. spli payment) oraz kasach online - rozwiązanie, którego zadaniem jest zwalczanie wyłudzeń w obszarze VAT.

Dokładne kalendarium dat związanych z historią KSeF i e-Fakturą znajduje się tutaj.

Początkowo faktury ustrukturyzowane będą jedną z opcji do wyboru obok zwykłych e-faktur i faktur papierowych. W 2022 roku sprzedawcy usług lub towarów mogą zatem wystawiać dokumenty w formie: 

• faktury papierowej, która występuje w dotychczasowym obiegu gospodarczym; 
• faktury elektronicznej w formacie PDF, XML, z podpisem elektronicznym; 
• faktury elektronicznej ustrukturyzowanej wystawianej z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur. 

Docelowo dokumenty papierowe mają być stopniowo wypierane przez cyfrowy, rządowy standard aż do 2023 roku, kiedy to Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Wówczas faktury papierowe znikną z obiegu na stałe.

Proces wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych odbędzie się poprzez oprogramowanie kadrowo-płacowe przedsiębiorców połączone z Krajowym Systemem e-Faktur. Po zakończeniu transakcji podatnik połączy się z systemem, by zarejestrować fakturę i nadać jej numer identyfikacyjny – proces ten będzie zautomatyzowany. 

Główną korzyścią wynikającą z wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur jest wcześniejszy zwrot VAT o 1/3 – z 60 do 40 dni. Aby jednak otrzymać zwrot wcześniej konieczne jest spełnienie kilku warunków: 

1. Podatek musi być naliczony do kwoty 3000 zł. Dokładniej mówiąc, kwota naliczonego podatku i nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji podatkowej nie może przekroczyć 3000 zł. 
2. Podatnik musi korzystać wyłącznie z e-Faktur (ustrukturyzowanych) przy czynnościach uwzględnianych za danych okres rozliczeniowy, dla których wystąpiła konieczność wystawienia faktury. 
3. Podatnik musi znajdować się na białej liście VAT. Oznacza to, że przez 12 miesięcy poprzedzających okres, za który występuje o zwrot musi:  

• być zarejestrowany jako czynni podatnik VAT 
• składać miesięczne lub kwartalne deklaracje za każdy okres rozliczeniowy ujęte w art. 99 ust. 1-3. 
• posiadać rachunek rozliczeniowy lub imienny w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Tak zwany rachunek na białej liście musi być zawarty w wykazie ujętym w art. 96b ust 1.

W 2022 roku to nabywca decyduje o stosowaniu i otrzymywaniu e-Faktury. Oznacza to, że sprzedawca nie może narzucić klientowi formy fakturowania ani stosować jej automatycznie. Ważne jest, aby zgoda byłą udzielona tak, aby sprzedawca mógł udowodnić jej przekazanie – najlepiej pisemnie. Zgoda na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej będzie odrębnym porozumieniem od dotychczasowej zgody na wystawianie faktur elektronicznych. Nowa zgoda będzie miała charakter jednorazowy dla całości faktur związanych z daną transakcją.

Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) (prawny wymóg w odniesieniu do faktur elektronicznych) zapewnia sam fakt wykorzystania KSeF.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur), w odniesieniu do mechanizmu podzielonej płatności (tzw. split payment), stosowane są zasady ogólne, dotyczące wszystkich form faktur. 

W szczególności e-Faktury, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 tys. zł, obejmujące dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT powinny być odpowiednio oznaczone (oznaczenie jest jednym z elementów wzoru e-Faktury).