Wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w polskich firmach. Dzięki centralizacji procesu fakturowania przedsiębiorcy mogą w prosty sposób zarządzać dokumentacją finansową, korzystając z jednego ogólnokrajowego systemu.

Planowane na 2026 rok wprowadzenie KSeF to nie tylko krok w stronę cyfryzacji, ale także realne ułatwienie codziennej pracy – faktury ustrukturyzowane są bowiem przechowywane w jednym miejscu, co przekłada się na szybki dostęp do dokumentów i sprawniejsze rozliczenia. Ponadto korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur może przynieść przedsiębiorcom wymierne korzyści podatkowe, a sam proces wystawiania dokumentów sprzedaży staje się bardziej przejrzysty i zgodny z aktualnymi wymogami prawa. KSeF to odpowiedź na potrzeby nowoczesnego biznesu, który stawia na efektywność i bezpieczeństwo.

Krajowy System e-Faktur – ochrona przed cyberatakiem

Cyberataki to jedno z największych zagrożeń dla bezpieczeństwa danych. Trudno się zatem dziwić, że wiele osób zastanawia się, czy KSeF jest bezpieczny pod tym względem. Według Ministerstwa Finansów nie ma się czego obawiać. Podmioty publiczne odpowiedzialne za przechowywanie danych są bowiem zobowiązane do wdrożenia systemów zarządzania bezpieczeństwem, które mają zapewnić najwyższy standard ochrony przed cyberatakiem.

Zarówno same informacje zawarte na fakturach, jak i komunikacja będą szyfrowane, a autoryzacja będzie zabezpieczona na najwyższych możliwych poziomach, m.in. za pomocą certyfikatów kwalifikowanych, profilu zaufanego oraz zaawansowanych mechanizmów kryptografii. Dodatkowo każda faktura ustrukturyzowana wystawiana w ramach systemu posiada indywidualny numer identyfikacyjny, który ma uniemożliwić próby fałszowania oraz jakiekolwiek inne formy oszustwa.

Wyciek danych osobowych

Dużym potencjalnym niebezpieczeństwem jest naruszenie poufności danych. Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w systemie przez 10 lat, co może skutkować dostępem osób trzecich do tych dokumentów. Przynajmniej w teorii. W praktyce dostęp do KSeF i nadawanie uprawnień uprawnień do platformy odbywa się w ściśle określony i kilkuetapowy sposób. Szanse na to, że ktoś nieupoważniony dostanie się do systemu są więc nikłe. Nadawanie uprawnień do KSeF w szczegółach opisaliśmy w poprzednim artykule.

Błędne dane na e-Fakturze

Następny na liście zagrożeń jest błąd w przetwarzaniu danych, który może skutkować pomyłkami w fakturach oraz nieprawidłowymi informacjami przekazywanymi do Urzędu Skarbowego. Na szczęście tu również ryzyko jest niewielkie. KSeF będzie bowiem sprawdzał zgodność struktury pliku ze wzorem logicznym e-Faktury. Weryfikacji poddane zostaną też uprawnienia osoby, która wystawiła fakturę. W przypadku jakichkolwiek błędów czy nieścisłości wysyłka e-Faktury nie dojdzie do skutku. Jeżeli jednak dojdzie do pomyłki, na przykład w kwocie podatku lub dacie sprzedaży istnieć będzie możliwość wystawienia noty korygującej przez nabywcę. MF przewiduje także procedury na wypadek wysłania do systemu e-Faktury z błędnym numerem NIP.

Testy bezpieczeństwa KSeF

MF zapewnia także, że KSeF przeszedł szczegółowe testy bezpieczeństwa, które pozwoliły wykluczyć różnego rodzaju zagrożenia. Gromadzone w nim dane są multiplikowane oraz zapisywane w kopiach zapasowych, co pozwoli znacząco zminimalizować ryzyko ich utraty w wyniku awarii oraz zapewni ochronę przed błędami lub nieuprawnioną modyfikacją.

Aplikacja Podatnika KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF to intuicyjne narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom pełne wykorzystanie możliwości Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki niej użytkownik może w prosty sposób wystawiać, odbierać i zarządzać fakturami ustrukturyzowanymi w ramach KSeF bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania.

Logowanie do aplikacji odbywa się za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, co gwarantuje bezpieczeństwo i autoryzację na najwyższym poziomie. Aplikacja Podatnika KSeF jest dostępna dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy, i pozwala na sprawne zarządzanie dokumentami w ramach krajowego systemu e-faktur. To wygodne rozwiązanie, które ułatwia codzienną pracę i pozwala skupić się na rozwoju biznesu zamiast na żmudnej obsłudze dokumentacji.

Dostęp do danych KSeF – dla kogo?

Aby zapewnić dodatkowe bezpieczeństwo, dostęp do danych przechowywanych w ramach KSeF jest możliwy wyłącznie w określonych sytuacjach, takich jak:

• czynności kontrolne i sprawdzające,
  
• postępowanie podatkowe,
  
• działalność analityczna, prognostyczna i badawcza, dotycząca zjawisk pozostających we właściwości Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),
  
• efektywna ocena ryzyka.
  

Dostęp do informacji będzie reglamentowany, a żeby go uzyskać, konieczne będzie złożenie wniosku o nadanie określonych uprawnień w systemie dla wskazanego pracownika KAS. Taki wniosek musi posiadać podpis kierownika jednostki wnioskującej, a każdy wgląd w dane będzie na bieżąco monitorowany oraz cyklicznie audytowany. To powinno dodatkowo uspokoić przedsiębiorców, którzy martwią się o poziom zabezpieczeń w Krajowym Systemie e-Faktur.

Na koniec warto przypomnieć, że pracownicy organów KAS są prawnie zobowiązani do zachowania tajemnicy skarbowej, a obowiązek ten istnieje także po ustaniu zatrudnienia. Inne osoby, którym udostępniono informacje objęte tajemnicą skarbową, także są zobligowane do jej przestrzegania.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem, które znacząco usprawni zarządzanie finansami i dokumentacją w firmach. Za jego sprawą przedsiębiorcy mogą liczyć na bezpieczeństwo danych, łatwość obsługi oraz realne oszczędności czasu i pieniędzy.

Wdrożenie KSeF to nie tylko wymóg prawny, ale także sposób na zwiększenie efektywności i przejrzystości w prowadzeniu działalności gospodarczej. Dzięki KSeF proces fakturowania jest w pełni bezpieczny i zgodny z aktualnymi standardami.