Kto może korzystać z KSeF?

Na początek wymieńmy wszystkie podmioty uprawnione do korzystania z systemu:

• podatnik;
  
• podmiot wskazany przez przedsiębiorcę;
  
• organy egzekucyjne oraz komornicy sądowi;
  
• osoby fizyczne, które zostały wskazane przez komorników i organy egzekucyjne;
  
• osoby fizyczne, które zostały wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF przez przedsiębiorcę lub organy egzekucyjne i komorników;
  
• inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne, które korzystają z KSeF, o ile prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych owym osobom;
  
• osoby fizyczne upoważnione do korzystania z KSeF w sprawie innego podatnika.
  

Autoryzacja w systemie może odbywać się m.in. za pomocą profilu zaufanego, który umożliwia weryfikację tożsamości użytkowników i nadawanie uprawnień w KSeF.

Uprawnienia do korzystania z KSeF

Nadawanie i odbieranie uprawnień odbywa się w ramach KSeF zgodnie z modelem poświadczeń, który zapewnia bezpieczeństwo danych i kontrolę dostępu użytkowników. Przed rozpoczęciem pracy z KSeF podatnik musi przejść proces uwierzytelnienia, który obejmuje elektroniczną weryfikację tożsamości. Dopiero wówczas może przeglądać, wystawiać i otrzymywać e-Faktury.

Podatnik może też nadać uprawnienia do korzystania z platformy innej osobie fizycznej lub wybranemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu. W momencie uwierzytelnienia podatnika następuje automatyczne przyznanie uprawnień pierwotnych, co oznacza nabycie pełnego zakresu uprawnień właścicielskich do korzystania z systemu.

W systemie KSeF uprawnienia dzielą się na trzy rodzaje:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF;
  
• wystawianie lub dostęp do e-Faktur;
  
• wystawiania faktur ujętych w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT będących fakturami ustrukturyzowanymi.
  

Jak nadawać uprawnienia w KSeF

Nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF jest możliwe na dwa sposoby:

• elektronicznie – podatnik lub inny uprawniony podmiot używa oprogramowania interfejsowego (ksef.mf.gov.pl) do wskazania wymaganego zakresu danych w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień.
  
• w postaci papierowej – nadanie uprawnień może nastąpić pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA złożonego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w celu nadania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
  

Należy zaznaczyć, że możliwość nadawania lub odbierania uprawnień w formie papierowej zarezerwowana jest dla podatników i podmiotów niebędących osobami fizycznymi i nieposiadających możliwości uwierzytelnienia za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Nadawanie uprawnień do KSeF - jakie dane są potrzebne

Aby móc zarządzać uprawnieniami do korzystania z KSeF konieczne jest podanie następujących informacji:

1. numer NIP w przypadku podmiotu, a w przypadku osoby fizycznej - NIP lub PESEL;
   
2. nazwa podmiotu lub imię i nazwisko konkretnej osoby fizycznej;
   
3. numer i seria dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej oraz kraj jego wydania - tylko jeżeli osoba nie posiada numerów NIP i PESEL;
   
4. dane unikalne, które identyfikują kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej jeżeli podpis nie zawiera numerów NIP i PESEL;
   
5. rodzaj uprawnienia;
   
6. informacja, czy podmiot lub osoba fizyczna jest przedstawicielem podatkowym.
   

Zarządzanie uprawnieniami w KSeF

Zarządzanie uprawnieniami to kluczowy element bezpiecznego i efektywnego korzystania z KSeF. Dzięki niemu można precyzyjnie określić, kto w imieniu firmy lub podmiotu uprawnionego ma prawo do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, otrzymywania faktur ustrukturyzowanych oraz przeglądania dokumentów w systemie.

Zmiana i odbieranie uprawnień w KSeF

W praktyce zarządzania uprawnieniami w KSeF często pojawia się potrzeba ich modyfikacji lub odebrania. W przypadku korzystania z oprogramowania interfejsowego, wystarczy zalogować się do systemu i wskazać, które uprawnienia mają zostać zmienione lub odebrane konkretnemu podmiotowi uprawnionemu lub osobie fizycznej. Cały proces jest intuicyjny i pozwala na szybkie dostosowanie uprawnień do aktualnych potrzeb firmy.

Jeśli nie ma możliwości elektronicznej autoryzacji, zmiany lub odbierania uprawnień można dokonać, składając formularz ZAW-FA w formie papierowej. Odbieranie uprawnień jest szczególnie istotne w sytuacjach, gdy dana osoba lub podmiot uprawniony przestaje spełniać warunki do korzystania z KSeF, na przykład w przypadku zakończenia współpracy lub zmiany zakresu obowiązków. Dzięki temu podatnik zachowuje pełną kontrolę nad dostępem do systemu i bezpieczeństwem danych w Krajowym Systemie e-Faktur.

KSeF dla biura rachunkowego

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany z myślą o wygodzie i bezpieczeństwie także dla biur rachunkowych, które często zarządzają fakturami w imieniu podatnika. KSeF dla biura rachunkowego umożliwia nie tylko wystawianie faktur ustrukturyzowanych, ale także ich odbieranie oraz przeglądanie wszystkich dokumentów w systemie. Aby biuro rachunkowe mogło skutecznie korzystać z KSeF, podatnik musi nadać mu odpowiednie uprawnienia.

Ważnym warunkiem korzystania z KSeF przez biura rachunkowe jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, które umożliwiają bezpieczną autoryzację w systemie. Dzięki temu biuro rachunkowe może w pełni legalnie i bezpiecznie wystawiać faktury ustrukturyzowane, odbierać je oraz zarządzać dokumentacją w imieniu podatnika. Takie rozwiązanie znacząco usprawnia procesy księgowe i pozwala na efektywne zarządzanie uprawnieniami do KSeF, niezależnie od wielkości firmy czy liczby obsługiwanych klientów.