Samofakturowanie – warunki w procedurze samofakturowania

Obecnie samofakturowanie wymaga spełnienia dwóch warunków. Zgodnie z art. 106d ust 1 ustawy o VAT podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika, może wystawić w jego imieniu i na jego rzecz:

• faktury, które dokumentują dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz owego podmiotu;
  
• faktury zaliczkowe - ujęte w art. 106b ust 1 pkt 4 ustawy o VAT;
  
• faktury dokumentujące wykonanie usługi lub dostawę towarów ujętych w art. 106a pkt 2 lit b ustawy o VAT. Chodzi o sytuację, w której miejscem świadczenia usług jest terytorium kraju trzeciego.

Nabywca może wystawiać fakturę w imieniu podatnika, a także przedstawić faktury do akceptacji sprzedawcy, co jest istotne dla prawidłowego rozliczenia podatku należnego.

Dodatkowo sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę regulującą wystawianie faktur w ramach samofakturowania. W procedurze samofakturowania przepisy nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń co do formy zatwierdzania faktur, a strony mogą wybrać dowolny sposób, w tym procedurę milczącej akceptacji. Uprawnienia do wystawiania faktur mogą być nadane nabywcy lub jego przedstawicielowi podatkowemu, a także nabywca może nabywać towary w imieniu podatnika. W przypadku, gdy w firmie działa kilku nabywców, uprawnienia do wystawiania faktur mogą być nadawane poszczególnym osobom.

Umowa powinna określać, kto i w jakim zakresie wystawia faktury w imieniu podatnika, a także, że faktury w procedurze samofakturowania muszą być odpowiednio oznaczone. Pierwszej faktury nie można wystawić przed zawarciem umowy oraz określeniem procedury zatwierdzania.

Proces wystawiania faktur w samofakturowaniu

Proces wystawiania faktur w ramach samofakturowania opiera się na ścisłej współpracy pomiędzy stronami umowy – nabywcą towarów lub usług oraz podatnikiem dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi.

Po zawarciu odpowiedniej umowy nabywca uzyskuje prawo do wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego sprzedaży. W praktyce oznacza to, że nabywca może wystawiać faktury dokumentujące dostawę towarów, świadczenie usług, a także faktury zaliczkowe czy faktury korygujące, zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Każda wystawiona faktura w ramach samofakturowania powinna być odpowiednio oznaczona i spełniać wymogi Krajowego Systemu e-Faktur.

Ważnym elementem procesu samofakturowania jest terminowość – nabywca towarów lub usług zobowiązany jest do wystawienia faktury w terminie określonym w umowie, natomiast podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi powinien zatwierdzić poszczególne faktury również w ustalonym czasie. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, dlatego prawidłowe i terminowe wystawienie faktury ma bezpośredni wpływ na rozliczenie podatku należnego.

Samofakturowanie – kto może je stosować?

Samofakturowanie może być stosowane zarówno w przypadku transakcji krajowych, jak i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów czy eksportu towarów do krajów trzecich. W każdym przypadku proces wystawiania faktur przez nabywcę musi być zgodny z przepisami ustawy o VAT oraz wymogami Krajowego Systemu e-Faktur. Strony umowy mogą dowolnie określić szczegóły procedury zatwierdzania poszczególnych faktur, co pozwala na elastyczne dopasowanie procesu do specyfiki prowadzonej działalności.

Podsumowując, proces samofakturowania to nowoczesne i elastyczne rozwiązanie, które – przy zachowaniu zgodności z przepisami – pozwala nabywcy na sprawne wystawianie faktur w imieniu i na rzecz podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczenia usług. Kluczowe jest tu jasne określenie zasad współpracy, terminów oraz sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika, co zapewnia bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń w ramach Krajowego Systemu e-faktur.

Samofakturowanie a KSeF w świetle ustawy o VAT

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 niewiele zmieni w zakresie samofakturowania. Nabywca nadal będzie mógł wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy. Nie zmienią się również warunki wobec stosowania samofakturowania – wdrożenie KSeF nie zmieni zapisów ustawy o VAT w tym konkretnym zakresie.

Wraz z nowym standardem dojdzie jeden warunek konieczny do spełnienia. Samofakturowanie w KSeF będzie wymagało nadania uprawnień do wystawiania faktur w rządowym systemie. Sprzedawca będzie mógł też upoważnić nabywcę do uprawniania innych podmiotów np. do wystawiania faktur w ramach samofakturowania na rzecz sprzedającego.

Proces nadawania uprawnień jest kluczowy dla prawidłowego funkcjonowania samofakturowania, a uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF są przypisane do konkretnych osób, a nie całego przedsiębiorstwa. To rozwiązanie może przydać się np. gdy w firmie będącej nabywcą usługi/towaru pracuje kilka osób zajmujących się wystawianiem faktur.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) – samofakturowanie w ramach Krajowego Systemu e-Faktur prawie bez zmian

Kiedy obowiązkowy KSeF wejdzie w życie, dużo się zmieni dla przedsiębiorców, ale samofakturowanie pozostanie z grubsza niezmienione. Reasumując, od lutego 2026 czynność ta będzie wymagała spełnienia trzech warunków:

• umowa o samofakturowanie między sprzedawcą i nabywcą;
  
• określenie w tej umowie procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę;
  
• nadanie nabywcy uprawnień do wystawienia faktur przez sprzedawcę.