Krajowy System e-Faktur - rejestrowanie faktur

Faktury ustrukturyzowane to te wystawione zgodnie ze strukturą logiczną stworzoną przez Ministerstwo Finansów. Jak wystawić e-Fakturę w KSeF? Są dwie opcje: 

• bezpośrednio w systemie KSeF z użyciem narzędzi webowych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, 
• w programie finansowo-księgowym lub systemie typu EDI. 

Korzystanie z obu sposobów wymaga uwierzytelnienia przez podatnika lub osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym. Dlatego zanim firma zacznie korzystać z KSeF, musi zawiadomić urząd skarbowy o osobach/podmiotach uprawnionych. Firmy jednoosobowe nie muszą tego robić.  

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, należy: 

• wprowadzić do programu księgowego dane z faktury; 
• przesłać fakturę do KSeF (programy księgowe zrobią to za pomocą API, czyli połączą się i wymienią danymi z odpowiednim systemem); 
• KSeF nada dokumentowi unikalny numer identyfikujący, zweryfikuje jego zgodność ze wzorem i wyśle komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej; 
• w przypadku zgody nabywcy, KSeF wyśle mu fakturę

Każda nowa faktura najpierw trafi do organów państwowych, zostanie sprawdzona i zarejestrowana, a dopiero potem dostanie ją nabywca. Co ważne, faktura będzie miała dwa numery: ten nadany przez firmę w ramach własnej numeracji oraz identyfikacyjny, nadany przez Krajowy System e-Faktur. 

Zgoda nabywcy  

Decyzja o stosowaniu faktury ustrukturyzowanej jest po stronie nabywcy. Sprzedawca nie może wystawić jej automatycznie – musi mieć na to zgodę nabywcy. Zgoda powinna być udzielona w formie możliwej do udowodnienia, jak pismo czy zapis w umowie. Dotychczasowa zgoda na otrzymywanie faktur elektronicznych nie wystarczy, trzeba zawrzeć nowe porozumienie.  

Jeśli nabywca nie zgodzi się na otrzymywanie faktury KSeF, można ją wystawić w systemie, ale przekazać odbiorcy trzeba w inny sposób, np. e-mailem lub w postaci papierowej. Nawet w tej sytuacji wystawca faktury skorzysta z preferencji podatkowych dla firm uczestniczących w KSeF.  

Robocza wersja struktury

Ministerstwo Finansów przygotowało szereg dokumentów, które mają pomóc we wdrażaniu systemu e-Faktur i przybliżyć proces rejestrowania faktur. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich. 

• Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej FA(1) – sprawdź
• Opis przykładów dla struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej FA(1) – pobierz
• Dokumentacja struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej FA(1) – pobierz