Wprowadzenie do KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie stworzone z myślą o usprawnieniu codziennego funkcjonowania przedsiębiorców. Dzięki KSeF możliwe jest elektroniczne wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur, co znacząco ułatwia zarządzanie dokumentacją finansową i pozwala na sprawne zarządzanie obiegiem prawnym. Krajowy System e-Faktur zapewnia większą przejrzystość i bezpieczeństwo w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży, a także minimalizuje ryzyko błędów.

Faktura jest uznana za wystawioną w momencie jej przesłania do systemu KSeF, a data przesłania decyduje o jej oficjalnym statusie. Przesłanie faktury do KSeF skutkuje nadaniem jej numeru identyfikującego, który staje się jej numerem po jej przesłaniu i akceptacji przez system. W przypadku problemów technicznych, status nadany fakturze oraz jej numeru identyfikującego zależy od poprawności jej przesłania. Zarejestrowanie fakturą w systemie KSeF następuje dopiero po jej akceptacji i nadaniu odpowiedniego statusu.

Proces wystawiania faktur w KSeF

Wystawianie faktur w KSeF rozpoczyna się od przygotowania dokumentu przez wystawcę faktury, który musi zadbać o zgodność z obowiązującymi wymogami. Każda faktura powinna zawierać niezbędne dane, takie jak numer identyfikujący, data wystawienia oraz data sprzedaży. Po przygotowaniu faktura jest przesyłana do systemu KSeF, gdzie następuje jej automatyczna weryfikacja.

Jeśli dokument spełnia wszystkie kryteria, otrzymuje unikalny numer identyfikujący i zostaje zarejestrowany w systemie. W przypadku odrzucenia faktury podatnik powinien niezwłocznie przeanalizować przyczynę odrzucenia i podjąć odpowiednie działania – najczęściej polegające na poprawieniu błędów i ponownym przesłaniu faktury do KSeF. Dzięki temu proces wystawiania faktur w KSeF jest przejrzysty i pozwala na szybkie reagowanie w przypadku pojawienia się nieprawidłowości.

Faktury KSeF – co w przypadku odrzucenia?

W przypadku odrzucenia faktury przez KSeF podatnik powinien pamiętać, że taka faktura nie jest uznawana za wystawioną i nie może być podstawą do wystawienia korekty ani jej anulowania. W takiej sytuacji konieczne jest ponowne przygotowanie i wysłanie poprawionej faktury do KSeF.

Kluczowe jest, aby podatnik znał procedury postępowania w przypadku odrzucenia faktury – szybka reakcja i poprawne wystawienie nowego dokumentu pozwala uniknąć problemów z rozliczeniami oraz zapewnia ciągłość obiegu dokumentów w firmie.

Odrzucenie faktury przez KSeF – przyczyny

Sytuacja, w której faktura została odrzucona przez KSeF może wystąpić tylko z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub wówczas, gdy zostanie ona wprowadzona do systemu przez osobę nieuprawnioną. Aby zminimalizować ryzyko odrzucenia faktury, warto zaimplementować w systemach fakturowania mechanizmy sprawdzające zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej. W przypadku awarii po stronie przedsiębiorcy będzie możliwość wystawienia faktury offline poza KSeF i dostarczenie jej do systemu następnego dnia.

Odrzucenie faktury a awaria KSeF

Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszelkie przestoje w pracy KSeF będą miały charakter incydentalny i pozostaną bez wpływu na możliwość korzystania z systemu przez podatników. W sytuacji, w której faktury nie będzie można wystawić z powodu awarii KSeF, przedsiębiorca może wstrzymać się do czasu ponownej dostępności systemu. Podczas obecnego okresu fakultatywnego można wystawić e-Fakturę poza KSeF. Warto jednak zaznaczyć, że dokument nie będzie posiadał numeru identyfikacyjnego w systemie, więc nie będzie uznany za fakturę ustrukturyzowaną.

Na koniec przypomnijmy, że obowiązkowy KSeF dla największych firm wystartuje już 1 lutego 2026 roku.