KSeF – co zmieni się w fakturach?

Od czasu wprowadzenia faktur elektronicznych PDF fakturowanie w firmach niewiele się zmieniało. Tak było do 2021 roku, kiedy to rząd zapowiedział duże zmiany dla wszystkich podatników VAT. Główną nowością jest Krajowy System e-Faktur – teleinformatyczny system, który docelowo ma przynieść wygodę, oszczędność oraz inne korzyści zarówno dla wystawiających, jak i otrzymujących faktury. Od 2022 roku system stał się fakultatywny, zaś od lutego 2026 roku będzie on obowiązkowy w całym kraju. Nowy standard chwilowo nie obejmie mniejszych przedsiębiorców (z obrotami poniżej 200 mln zł w 2024 roku) – oni poczekają do 1 kwietnia 2026. Mikroprzedsiębiorcy (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) zostaną z kolei zobligowani do korzystania z KSeF od 1 stycznia 2027.

Obowiązek korzystania z systemu KSeF obejmuje wystawianie faktur VAT, a także odbieranie faktur przez przedsiębiorców. W przypadku awarii lub pracy w trybie offline podatnik może wystawiać faktury ustrukturyzowane poza systemem, ale musi je przesłać w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia awarii KSeF. W okresie przejściowym możliwe będzie również dokumentowanie sprzedaży za pomocą kas rejestrujących. Wszystkie faktury wystawiane w systemie KSeF otrzymują datę wystawienia zgodną z przesłaniem do systemu, a ponadto nadawany jest im unikalny numer KSeF, który służy do identyfikacji.

KseF ustawa – przepisy prawne wprowadzające Krajowy System e-Faktur

Rzecz jasna, za wprowadzeniem nowego standardu musi stać solidna podstawa prawna, która regulować będzie m.in. wystawianie faktur. Przepisy normujące zasady funkcjonowania KSeF w obrocie gospodarczym zostaną wprowadzone do polskiego systemu prawnego poprzez:

• ustawę z dnia 16 czerwca 2023. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.
  
• rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z KSeF
  

KSeF gov – zmiany w prawie

Wraz z wprowadzeniem KSeF nastąpiły istotne zmiany wprowadzone aktami prawnymi. Obejmują one m.in.:

• wprowadzenie definicji terminu faktura ustrukturyzowana (e-Faktura);
  
• określenie zasad i trybu wystawiania oraz przechowywania e-Faktur jako fakultatywnych form dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu;
  
• określenie zasad prowadzenia i funkcjonowania KSeF;
  
• określenie katalogu podmiotów, które będą mogły korzystać z KSeF;
  
• określenie zasad korygowania e-Faktur.
  

Dodatkowo wdrożenie KSeF umożliwia szybsze procesowanie dokumentów i faktur dzięki automatyzacji procesów.

KSeF test możliwości - jak sprawdzić platformę?

Powyższe zmiany mają (między innymi) ułatwić podatnikom proces adaptacyjny i stopniowo przyzwyczajać ich do standardu, który w niedalekiej przyszłości stanie się obowiązkowy.

Testowanie i wdrażanie KSeF odbywało się we współpracy z przedsiębiorcami, których opinie były kluczowe dla rozwoju systemu. To, w jakim stopniu przedsiębiorcy będą gotowi na dostosowanie swoich systemów informatycznych do nowej rzeczywistości dopiero okaże się po okresie przejściowym. Pomóc w tym mają: robocza wersja struktury logicznej e-Faktury oraz testowa wersja KSeF udostępnione w Portalu Podatkowym.

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura), Krajowy System e-Faktur (KSeF) - podstawy prawne

Szerzej o tym, czym jest e-Faktura (lub też faktura ustrukturyzowana) wyjaśniamy tutaj. Teraz skupimy się na aspekcie prawnym tego zagadnienia. Poniżej przedstawiamy listę regulacji w ustawie dotyczących e-Faktur i KSeF.

• art. 106q ust. 3a-4, art. 106na-106ne - zasady funkcjonowania;
  
• art. 106r - przepisy wykonawcze;
  
• art. 106m ust. 1 pkt 3 - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność e-Faktur;
  
• art. 29a ust. 15 pkt 5, art. 86 ust. 19d, art. 106j ust. 2 pkt 2a i ust. 4 - e-Faktury korygujące;
  
• art. 112aa - przechowywanie e-Faktur w KSeF;
  
• art. 87 ust. 5a-5d - przyspieszony zwrot podatku (w terminie 40 dni).
  

W przypadku awarii systemu KSeF możliwe jest wystawianie faktur w postaci papierowej lub w formie papierowej, zgodnie z przepisami przejściowymi.

Faktura ustrukturyzowana a faktura elektroniczna

Należy zaznaczyć, że e-Faktury (w rozumieniu KSeF) nie należy mylić ze standardową fakturą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana to bowiem szczególny rodzaj faktury elektronicznej, który wystawiany jest właśnie w Krajowym Systemie e-Faktur gdzie otrzymuje numer identyfikujący ją w systemie. Jej definicję wprowadzono w nowo nadanym art. 2 pkt. 32a w ustawie o VAT. Z kolei pojęcie KSeF zostało określone w art. 106nd ust. 2 ustawy.

Standardowe faktury elektroniczne definicję prawną zyskały znacznie wcześniej, bo już w 2004 roku. Wtedy to wprowadzono Ustawę o podatku od towarów i usług, w której elektroniczną fakturę określa się jako „[…]fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym […]” (art. 2 pkt 32).

Szkolenia KSeF – przygotuj swoją firmę i pracowników

Przygotowanie biznesu na nadchodzące zmiany to jeden z priorytetów dla każdego przedsiębiorcy. Tym bardziej, że wdrożenie odpowiednich modyfikacji m.in. do systemów do obsługi sprzedaży oraz systemów księgowych jest skomplikowanym i czasochłonnym zadaniem. Warto zatem już teraz zadbać o aktualizację swoich systemów informatycznych oraz przeszkolenie pracowników z ich obsługi.