KSeF – jak działa w zakresie pracy biur rachunkowych?
Krajowy System e-Faktur przyniesie duże usprawnienia dla firm i biur rachunkowych. Wprowadzenie nowego standardu wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami, którym trzeba będzie sprostać. Jakie będą obowiązki biur rachunkowych w zakresie współpracy z KSeF? Jak działa nadawanie uprawnień do korzystania z platformy? Odpowiadamy na pytania.
Kto może korzystać z KSeF?
Na wstępie przypomnijmy, że zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT, z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać:
- podatnik;
- podmiot wskazany przez podatnika (czyli np. biuro rachunkowe);
- organy egzekucyjne;
- osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne;
- osoby fizyczne, które zostały wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do pracy z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali stosowne uprawnienia;
- podmioty inne niż w.w. wskazane przez osoby fizyczne pracujące z KSeF. Pod warunkiem, że prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanym tym osobom fizycznym.
Z powyższego wynika, że przedsiębiorca może nadać stosowne uprawnienia w KSeF dla wybranej osoby, np. dla szefa biura rachunkowego lub innej, zatrudnionej w nim osoby. Biura rachunkowe mogą otrzymać m.in. następujące uprawnienia w zakresie pracy z KSeF:
- wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF;
- nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do pracy z KSeF.
KSeF a obowiązki biura rachunkowego
Choć proces fakturowania dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, na biurach rachunkowych też będą spoczywać obowiązki związane z KSeF - choć nie bezpośrednio. Biuro rachunkowe, które udostępnia swoim klientom program do fakturowania powinno dopilnować, aby system ten posiadał integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dodatkowo, biuro rachunkowe powinno znać się na zasadach pobierania faktur kosztowych z KSeF.
Dobrowolne fakturowanie KSeF- jak działa w biurach?
Od 1 stycznia 2022 Krajowy System e-Faktur jest dostępny fakultatywnie dla każdego podatnika. Jeżeli klient biura rachunkowego korzysta z fakultatywnego KSeF i wyrazi zgodę na przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych od nabywcy, wówczas w umowie z biurem rachunkowym warto rozpisać punkt dotyczący sposobu przekazywania faktur kosztowych do biura. Dzięki temu obie strony unikną nieporozumień i nieścisłości.
Dobrze wiedzieć, że w ramach fakturowania przez KSeF faktury kosztowe nie muszą być przekazywane w formie papierowej ani wysyłane mailowo. Oznacza to, że e-Faktura może być dostępna wyłącznie w KSeF do importu do systemu księgowego. W celu pobrania faktury kosztowej z rządowej platformy biuro rachunkowe musi posiadać odpowiednie uprawnienia, które mogą być nadane wyłącznie przez przedsiębiorcę.
KSeF a biura rachunkowe – wyzwania, ale i korzyści
Obligatoryjny KSeF, który wejdzie w życie od 1 lipca 2025 przyniesie szereg wyzwań. Z drugiej strony nadchodzące zmiany powinny wpłynąć pozytywnie na pracę w biurach rachunkowych. Krajowy System e-Faktur np. wyeliminuje sytuacje, w których klient dostarczy do biura niekompletne dokumenty, lub spóźni się z ich dostarczeniem.
26.04.2024
Data obowiązkowego KSeF została ustalona na 1 kwietnia 2026 dla wszystkich przedsiębiorców.
01.03.2024
Zakończenie konsultacji Krajowego Systemu e-Faktur.
16.02.2024
Rozpoczęcie konsultacji dotyczących rozwiązań prawnych i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur
19.01.2024
Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.