Wprowadzenie do KSeF w biurze rachunkowym

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie informatyczne stworzone przez Ministerstwo Finansów, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i obiegu faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Od lutego 2026 KSeF będzie głównym systemem do generowania, rejestracji i przesyłania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą w prosty i bezpieczny sposób wystawiać, przesyłać oraz odbierać faktury elektroniczne, co znacząco usprawnia procesy księgowe i podatkowe. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur ma na celu nie tylko przyspieszenie i automatyzację obiegu dokumentów, ale także zwiększenie transparentności rozliczeń oraz uszczelnienie systemu podatkowego.

Dla biur rachunkowych wdrożenie KSeF oznacza konieczność dostosowania się do nowych standardów obsługi klientów, integracji systemów księgowych oraz wsparcia przedsiębiorców w codziennym korzystaniu z platformy. Używanie Krajowego Systemu e-Faktur jest regulowane przez szczegółowe przepisy i wymaga znajomości zasad nadawania uprawnień oraz funkcjonalności systemu. To wyzwanie, ale i szansa na podniesienie jakości usług oraz zwiększenie bezpieczeństwa i efektywności pracy biur rachunkowych.

Kto może korzystać z KSeF?

Na wstępie przypomnijmy, że zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT, z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać:

• podatnik;
  
• podmiot wskazany przez podatnika (czyli np. biuro rachunkowe);
  
• organy egzekucyjne;
  
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne;
  
• osoby fizyczne, które zostały wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do pracy z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali stosowne uprawnienia;
  
• podmioty inne niż w.w. wskazane przez osoby fizyczne pracujące z KSeF. Pod warunkiem, że prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanym tym osobom fizycznym.

Nadawania uprawnień można dokonać zarówno w aplikacji podatnika, jak i za pośrednictwem KSeF, co umożliwia elastyczne zarządzanie dostępem do systemu, w tym pośrednie przekazywanie uprawnień. Istnieją różne sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.

Przedsiębiorca może nadać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, które będą działać w imieniu podatnika, np. pracownikom biura rachunkowego lub osobom zewnętrznym, które pełnią określone role w procesie obiegu faktur. Podatnik może nadać uprawnienia zarówno biuru rachunkowemu, jak i wybranym pracownikom, a także zarządzać uprawnieniami i dokonywać odbierania uprawnień w razie potrzeby. Pracownicy biura rachunkowego mogą otrzymać różne rodzaje uprawnień, w zależności od zakresu obowiązków i rodzaju uprawnienia nadanego przez podatnika.

Biura rachunkowe mogą otrzymać m.in. następujące uprawnienia w zakresie pracy z KSeF:

• wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF;
  
• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do pracy z KSeF.

Uprawnienia w KSeF – dostęp i zarządzanie

W Krajowym Systemie e-Faktur kluczową rolę odgrywa zarządzanie uprawnieniami, które decydują o tym, kto i w jakim zakresie może korzystać z funkcjonalności KSeF. Każde biuro rachunkowe, które obsługuje klientów w zakresie wystawiania faktur ustrukturyzowanych, musi zadbać o prawidłowe nadanie uprawnień zarówno sobie, jak i swoim pracownikom.

W praktyce wyróżniamy trzy główne rodzaje uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur: uprawnienie do wystawiania faktur, uprawnienie do odbierania faktur oraz uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Dzięki temu biuro rachunkowe może elastycznie dopasować zakres dostępu do potrzeb swoich pracowników – na przykład wyznaczyć osoby odpowiedzialne wyłącznie za wystawianie faktur ustrukturyzowanych lub takie, które będą zarządzać uprawnieniami w imieniu biura rachunkowego.

Aby upoważnić biuro rachunkowe do korzystania z KSeF, podatnik musi wskazać konkretne osoby fizyczne lub całe biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony. Proces ten można przeprowadzić zarówno elektronicznie, jak i papierowo, w zależności od preferencji i możliwości technicznych. Warto pamiętać, że zarządzanie uprawnieniami obejmuje także możliwość odbierania uprawnień, co pozwala na pełną kontrolę nad dostępem do systemu i bezpieczeństwem danych. Dobrze zorganizowane zarządzanie uprawnieniami w biurze rachunkowym to gwarancja sprawnej i bezpiecznej obsługi faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

KSeF a obowiązki biura rachunkowego

Choć proces fakturowania dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, na biurach rachunkowych też będą spoczywać obowiązki związane z KSeF, choć nie bezpośrednio. Biuro rachunkowe, które udostępnia swoim klientom program do fakturowania, powinno dopilnować, aby system ten posiadał integrację z Krajowym Systemem e-Faktur.

Dodatkowo biuro rachunkowe powinno znać się na zasadach pobierania faktur kosztowych z KSeF. Proces pobierania dokumentów z KSeF może być zautomatyzowany, co usprawnia obsługę i zarządzanie dokumentacją podatkową.

Dobrowolne fakturowanie KSeF – jak działa w biurach rachunkowych?

Dobrowolne korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur daje biurom rachunkowym oraz ich klientom możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych już na etapie fakultatywnym. Aby biuro rachunkowe mogło wystawiać faktury w KSeF, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub specjalnego tokena wygenerowanego przez system. Co istotne, biuro rachunkowe może upoważnić wybranych pracowników do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu klienta, co znacznie usprawnia obsługę i pozwala na lepszą organizację pracy.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur przynosi szereg korzyści – od uproszczenia procesu fakturowania, przez szybszy obieg dokumentów, po możliwość skorzystania z preferencji podatkowych. Biura rachunkowe mogą również zautomatyzować pobieranie faktur z KSeF, co przyspiesza obsługę klientów i eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych. KSeF dla biura rachunkowego to także większa kontrola nad dokumentacją i eliminacja ryzyka zagubienia faktur.

Bezpieczeństwo w KSeF w biurze rachunkowym

Bezpieczeństwo danych to jeden z kluczowych filarów funkcjonowania KSeF w biurze rachunkowym. System e-faktur KSeF wykorzystuje zaawansowane technologie kryptograficzne, które chronią zarówno treść faktur, jak i dane przedsiębiorców oraz biur rachunkowych. Wszystkie faktury ustrukturyzowane są ponadto archiwizowane w KSeF przez okres 10 lat, co zapewnia łatwy dostęp do dokumentów oraz możliwość ich weryfikacji w dowolnym momencie.

Istotnym elementem bezpieczeństwa jest także zarządzanie uprawnieniami – biuro rachunkowe może nadawać uprawnienia konkretnym pracownikom lub współpracującym podmiotom, co pozwala na precyzyjną kontrolę dostępu do danych. Użytkownicy posiadają możliwości uwierzytelnienia za pomocą różnych metod, co zwiększa bezpieczeństwo systemu. Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym wymaga nie tylko odpowiedniej konfiguracji systemów informatycznych, ale również przeszkolenia pracowników w zakresie korzystania z KSeF oraz przygotowania klientów do nowych procedur.

KSeF a biura rachunkowe – wyzwania, ale i korzyści

W okresie obligatoryjnego KSeF przedsiębiorcy będą musieli korzystać z certyfikatów wystawcy faktury, szczególnie w trybie offline lub w sytuacjach awaryjnych. Nadchodzące zmiany powinny jednak wpłynąć pozytywnie na pracę w biurach rachunkowych. Krajowy System e-Faktur np. wyeliminuje sytuacje, w których klient dostarczy do biura niekompletne dokumenty, lub spóźni się z ich dostarczeniem.

W zakresie KSeF biura rachunkowe muszą znać zasady obsługi i wsparcia klientów. Szczegółowe zasady określone są w sprawie korzystania z KSeF oraz przepisach wydanych na podstawie ustawy o VAT.