Kto może korzystać z KSeF?

Na wstępie przypomnijmy, że zgodnie z art. 106nb ustawy o VAT, z Krajowego Systemu e-Faktur może korzystać:

• podatnik;
• podmiot wskazany przez podatnika (czyli np. biuro rachunkowe);
• organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne, które zostały wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do pracy z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne nadali stosowne uprawnienia;
• podmioty inne niż w.w. wskazane przez osoby fizyczne pracujące z KSeF. Pod warunkiem, że prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanym tym osobom fizycznym.

Z powyższego wynika, że przedsiębiorca może nadać stosowne uprawnienia w KSeF dla wybranej osoby, np. dla szefa biura rachunkowego lub innej, zatrudnionej w nim osoby. Biura rachunkowe mogą otrzymać m.in. następujące uprawnienia w zakresie pracy z KSeF:

• wystawianie i odbieranie e-Faktur w KSeF;
• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do pracy z KSeF.

KSeF a obowiązki biura rachunkowego

Choć proces fakturowania dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, na biurach rachunkowych też będą spoczywać obowiązki związane z KSeF - choć nie bezpośrednio. Biuro rachunkowe, które udostępnia swoim klientom program do fakturowania powinno dopilnować, aby system ten posiadał integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Dodatkowo, biuro rachunkowe powinno znać się na zasadach pobierania faktur kosztowych z KSeF.

Dobrowolne fakturowanie KSeF- jak działa w biurach?

Od 1 stycznia 2022 Krajowy System e-Faktur jest dostępny fakultatywnie dla każdego podatnika. Jeżeli klient biura rachunkowego korzysta z fakultatywnego KSeF i wyrazi zgodę na przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych od nabywcy, wówczas w umowie z biurem rachunkowym warto rozpisać punkt dotyczący sposobu przekazywania faktur kosztowych do biura. Dzięki temu obie strony unikną nieporozumień i nieścisłości.

Dobrze wiedzieć, że w ramach fakturowania przez KSeF faktury kosztowe nie muszą być przekazywane w formie papierowej ani wysyłane mailowo. Oznacza to, że e-Faktura może być dostępna wyłącznie w KSeF do importu do systemu księgowego. W celu pobrania faktury kosztowej z rządowej platformy biuro rachunkowe musi posiadać odpowiednie uprawnienia, które mogą być nadane wyłącznie przez przedsiębiorcę.

KSeF a biura rachunkowe – wyzwania, ale i korzyści

Obligatoryjny KSeF, który wejdzie w życie od 1 lipca 2025 przyniesie szereg wyzwań. Z drugiej strony nadchodzące zmiany powinny wpłynąć pozytywnie na pracę w biurach rachunkowych. Krajowy System e-Faktur np. wyeliminuje sytuacje, w których klient dostarczy do biura niekompletne dokumenty, lub spóźni się z ich dostarczeniem.