Krajowy System e-Faktur (KSeF) – charakterystyka

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system służący do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych o ujednoliconym standardzie w formacie XML. Obecnie fakturowanie w KSeF jest dobrowolne, zaś w 2026 roku stanie się obowiązkowe. Oznacza to, że wystawianie faktur poza KSeF nie będzie możliwe (z pewnymi ściśle określonymi wyjątkami).

Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) – charakterystyka

Platforma Elektronicznego Fakturowania (w skrócie PEF) służy do przekazywania dokumentów ustrukturyzowanych (m.in. faktur, potwierdzeń odbioru, not księgowych) między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami, które złożyły te zamówienia. Trzeba jednak zaznaczyć, że owe „dokumenty ustrukturyzowane” nie mają nic wspólnego z fakturami ustrukturyzowanymi wprowadzonymi w Krajowym Systemie e-Faktur. Usługa ta jest świadczona przez Infinite IT Solutions i Konsorcjum PEFexpert, a wybór konkretnego brokera jest dobrowolny.

Za powstaniem PEF stała idea ujednolicenia formatu faktur wystawianych przez podmioty wykonujące świadczenia na rzecz sektora publicznego w różnych krajach Unii Europejskiej. Polski rząd przygotował platformę PEF, aby wcielić ten pomysł w życie.

Różnice między KSeF a PEF

Podstawową różnicą pomiędzy systemami jest to, dla kogo one są przeznaczone.

• PEF został stworzony z myślą o instytucjach składających zamówienia publiczne oraz wykonawców zamówień publicznych.
  
• KSeF przeznaczony jest dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, a także polskich podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury unijnej OSS.
  

Reasumując, KSeF i PEF to dwa odrębne i niezależne systemy, czego potwierdzenie znajdziemy w m.in. w uzasadnieniu do projektu ustawy wprowadzającej KSeF. W praktyce oznacza to, że faktury wystawione w PEF nie są widoczne w Krajowym Systemie e-Faktur i na odwrót. Niewykluczone jednak, że w przyszłości pojawi się możliwość przekazywania pewnych danych między systemami lub jakaś forma ich integracji.

Korzyści z e-fakturowania

Wprowadzenie elektronicznego fakturowania, zarówno poprzez platformę elektronicznego fakturowania PEF, jak i krajowy system e-faktur KSeF, to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej obsługi zamówień publicznych. Dla przedsiębiorców wykonujących usługi oraz dostarczających towary w ramach zamówień publicznych korzystanie z tych rozwiązań oznacza przede wszystkim szybką i wygodną obsługę faktur elektronicznych oraz innych dokumentów związanych z realizacją zamówień.

Platforma elektronicznego fakturowania, taka jak PEF, gwarantuje prostą i intuicyjną obsługę faktur, umożliwiając nie tylko ich wystawianie i przesyłanie, ale także sprawne zarządzanie potwierdzeniami odbioru czy innymi dokumentami wymaganymi w procesie obsługi zamówień publicznych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą liczyć na usprawnienie codziennych procesów, ograniczenie liczby błędów oraz zwiększenie efektywności pracy.

Krajowy System e-Faktur oparty na formacie xml pozwala na łatwe i bezpieczne przesyłanie faktur oraz ich archiwizację w jednym centralnym systemie. To rozwiązanie nie tylko zwiększa zgodność z obowiązującymi przepisami, ale także zapewnia większe bezpieczeństwo danych i przejrzystość w rozliczeniach. Dla przedsiębiorców oznacza to możliwość szybkiego dostępu do wszystkich wystawionych faktur oraz sprawne zarządzanie dokumentacją księgową.