Czym jest Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny, który umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami oraz organami administracji publicznej. Celem platformy jest usprawnienie procesów księgowości, redukcja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłaniem faktur oraz zapewnienie bezpieczeństwa i przejrzystości w rozliczeniach.

KSeF - od kiedy obowiązek

Od 1 lipca 2024 r. roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą na terytorium Polski. Obecnie system jest dostępny dla każdego podatnika, który może dobrowolnie go przetestować.

Wymagania związane z wprowadzeniem KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z kilkoma wymaganiami, które muszą być spełnione przez przedsiębiorców:

1. Posiadanie konta w systemie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).
2. Posiadanie oprogramowania lub usługi do generowania i wysyłania faktur elektronicznych, które spełnia wymagania KSeF.
3. Zgłoszenie w systemie swojego numeru NIP oraz numeru REGON.
4. Zgłoszenie w systemie informacji dotyczących rodzaju prowadzonej działalności oraz specyfiki wysyłanych faktur.

Jak przygotować swoją firmę na obowiązkowy KSeF

• Sprawdź, czy posiadasz konto w systemie ePUAP

Jeśli jeszcze nie posiadasz konta w systemie ePUAP, to musisz je założyć. Aby to zrobić, przejdź na stronę https://epuap.gov.pl/ i postępuj zgodnie z instrukcjami. Warto pamiętać, że rejestracja konta w systemie ePUAP może zająć kilka dni, dlatego warto zacząć ten proces jak najwcześniej.

• Wybierz odpowiednie oprogramowanie lub usługę

Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, musisz mieć oprogramowanie lub usługę do generowania i wysyłania faktur elektronicznych, które spełnia wymagania KSeF. Możesz wybrać jedno z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku lub zdecydować się na dostosowanie własnego oprogramowania.

• Zgłoś numer NIP i REGON

Po założeniu konta w systemie ePUAP i wybraniu odpowiedniego oprogramowania lub usługi, musisz zarejestrować swoją firmę w Krajowym Systemie e-Faktur. Aby to zrobić podaj swój numer NIP oraz numer REGON. Warto pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy posiadają więcej niż jedno miejsce prowadzenia działalności, muszą zarejestrować każde miejsce osobno.

• Zgłoś informacje dotyczące rodzaju prowadzonej działalności oraz specyfiki wysyłanych faktur.

Ostatnim krokiem jest zgłoszenie w systemie informacji dotyczących rodzaju prowadzonej działalności oraz specyfiki wysyłanych faktur. W tym celu musisz wypełnić formularz, który dostępny jest w systemie KSeF. W formularzu musisz podać m.in. informacje dotyczące sposobu numerowania faktur, sposobu ich wysyłania oraz sposobu potwierdzania ich odbioru.

Korzyści z wprowadzenia KSeF

Korzystanie z KSeF wiąże się z wieloma korzyściami dla przedsiębiorców, m.in.:

• Usprawnienie procesów księgowości i redukcja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłaniem faktur.
• Zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości w rozliczeniach.
• Skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie faktur.
• Eliminacja ryzyka błędów związanych z przepisywaniem danych z faktur.