Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to centralny system teleinformatyczny, który umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami oraz organami administracji publicznej. W procesie przesyłania dokumentu kluczową rolę odgrywają systemy informatyczne, które integrują się z KSeF i automatyzują obieg dokumentów.

Krajowa Administracja Skarbowa oraz Ministerstwo Finansów odpowiadają za nadzór nad systemem i zapewnienie zgodności rozwiązań IT z obowiązującymi przepisami.

Odpowiednie rozwiązanie informatyczne umożliwia automatyzację przesyłania dokumentów i zapewnia zgodność z wymaganiami KSeF.

KSeF – od kiedy obowiązek

Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców już w najbliższych miesiącach. Zgodnie z aktualnymi przepisami obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-faktur dla dużych podatników VAT (o wartości sprzedaży za 2024 rok wynoszącej ponad 200 mln zł) rozpocznie się 1 lutego 2026 roku. Natomiast mniejsze firmy będą zobowiązane do wdrożenia KSeF od 1 kwietnia 2026 roku (za wyjątkiem mikrofirm, których łączna wartość sprzedaży nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie – dla nich KSeF stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2027).

Oznacza to, że niemal wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność na terenie Polski będą musieli dostosować swoje procesy do nowych zasad wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF. Warto już teraz przygotować swoją firmę do wdrożenia KSeF, aby zapewnić płynność obsługi i uniknąć problemów.

Wymagania związane z wprowadzeniem KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z kilkoma wymaganiami, które muszą być spełnione przez przedsiębiorców:

1. Posiadanie konta w systemie ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej).
   
2. Posiadanie oprogramowania lub usługi do generowania i wysyłania faktur elektronicznych, które spełnia wymagania KSeF.
   
3. Zgłoszenie w systemie swojego numeru NIP oraz numeru REGON.
   
4. Zgłoszenie w systemie informacji dotyczących rodzaju prowadzonej działalności oraz specyfiki wysyłanych faktur.
   

Wybór rozwiązania IT dla KSeF w firmie

Wdrożenie KSeF w firmie wymaga wyboru odpowiedniego rozwiązania IT, które umożliwi sprawne wystawianie faktur oraz odbieranie faktur w formacie xml zgodnym z wymaganiami systemu e faktur KSeF.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wystawiania faktur w KSeF, które mogą być dobrym rozwiązaniem np. dla mniejszych przedsiębiorców. W przypadku większych firm lub bardziej złożonych procesów biznesowych warto rozważyć wdrożenie oprogramowania, które zapewni pełną integrację z systemem KSeF, automatyzację obiegu dokumentów oraz dodatkowe funkcjonalności dostosowane do specyfiki działalności. Kluczowe jest, aby wybrane oprogramowanie było zgodne z Krajowym Systemem e-Faktur, umożliwiało obsługę faktur ustrukturyzowanych oraz zapewniało bezpieczeństwo danych.

Jak przygotować swoją firmę na obowiązkowy KSeF

• Sprawdź, czy posiadasz konto w systemie ePUAP
  

Jeśli jeszcze nie posiadasz konta w systemie ePUAP, to musisz je założyć. Aby to zrobić, przejdź na stronę https://epuap.gov.pl/ i postępuj zgodnie z instrukcjami. Warto pamiętać, że rejestracja konta w systemie ePUAP może zająć kilka dni, dlatego warto zacząć ten proces jak najwcześniej.

• Wybierz odpowiednie oprogramowanie lub usługę
  

Aby móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, musisz mieć oprogramowanie lub usługę do generowania i wysyłania faktur elektronicznych, które spełnia wymagania KSeF. Możesz wybrać jedno z gotowych rozwiązań dostępnych na rynku lub zdecydować się na dostosowanie własnego oprogramowania. Wdrażanie systemów i rozwiązań IT wymaga zaangażowania pracowników oraz zapewnienia zgodności z wymaganiami KSeF, co jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania procesów biznesowych.

• Zgłoś numer NIP i REGON
  

Po założeniu konta w systemie ePUAP i wybraniu odpowiedniego oprogramowania lub usługi, musisz zarejestrować swoją firmę w Krajowym Systemie e-Faktur. Aby to zrobić, podaj swój numer NIP oraz numer REGON. Warto pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy posiadają więcej niż jedno miejsce prowadzenia działalności, muszą zarejestrować każde miejsce osobno.

• Zgłoś informacje dotyczące rodzaju prowadzonej działalności oraz specyfiki wysyłanych faktur.
  

Ostatnim krokiem jest zgłoszenie w systemie informacji dotyczących rodzaju prowadzonej działalności oraz specyfiki wysyłanych faktur. W tym celu musisz wypełnić formularz, który dostępny jest w systemie KSeF. W formularzu musisz podać m.in. informacje dotyczące sposobu numerowania faktur, sposobu ich wysyłania oraz sposobu potwierdzania ich odbioru.

Testowanie systemu przed wdrożeniem

Przed pełnym wdrożeniem KSeF w firmie niezwykle ważne jest przeprowadzenie testów wybranego oprogramowania oraz całego procesu obsługi KSeF. Testowanie systemu pozwala przedsiębiorcom sprawdzić, czy wszystkie funkcje związane z wystawianiem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych działają poprawnie oraz czy ich oprogramowanie jest w pełni zgodne z wymogami.

Dzięki testom można wykryć ewentualne nieprawidłowości, błędy w integracji lub problemy z przesyłaniem dokumentów, co pozwala na ich szybkie usunięcie przed rozpoczęciem obowiązkowego korzystania z systemu. Regularne testowanie i weryfikacja działania systemu KSeF w firmie to kluczowy element procesu wdrożenia KSeF, który minimalizuje ryzyko przestojów i zapewnia płynność obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Warto poświęcić czas na dokładne sprawdzenie wszystkich funkcjonalności, aby mieć pewność, że firma jest w pełni przygotowana na nowe obowiązki związane z Krajowym Systemem e-Faktur.

Korzyści z wprowadzenia KSeF

Korzystanie z KSeF zapewnia przedsiębiorcom wiele korzyści, m.in.:

• Usprawnienie procesów księgowości i redukcja kosztów związanych z drukowaniem i wysyłaniem faktur. Przedsiębiorca korzystający z e-fakturowania i e-faktur zyskuje dostęp do nowego rozwiązania, które automatyzuje procesy i ułatwia zarządzanie dokumentacją.
  
• Zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości w rozliczeniach.
  
• Skrócenie czasu potrzebnego na przetwarzanie faktur.
  
• Eliminacja ryzyka błędów związanych z przepisywaniem danych z faktur.