Faktury KSeF – od kiedy obowiązkowe?

Zacznijmy od najważniejszej informacji. Obowiązkowe fakturowanie w systemie e-Faktur KSeF obejmie największe firmy (z wartością sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 roku) od 1 lutego 2026 roku. Właściciele mniejszych działalności poczekają nieco dłużej, bo do 1 kwietnia 2026. Mikroprzedsiębiorcy będą zobowiązani korzystać z KSeF od 1 stycznia 2027.

Już teraz jednak każdy przedsiębiorca może dobrowolnie testować system e-faktur KSeF i wystawiać faktury poprzez rządową platformę. W ramach KSeF konieczna jest rejestracja w systemie oraz potwierdzenie tożsamości użytkownika, a następnie realizacja obowiązku wystawiania faktur w tym systemie. Wystarczy odwiedzić stronę rządową, założyć konto i pobrać darmowe oprogramowanie. To dobry sposób na sprawdzenie wysyłki faktury ustrukturyzowanej.

Faktura ustrukturyzowana – co to oznacza?

Faktura ustrukturyzowana (lub e-Faktura) jest fakturą elektroniczną zapisywaną w formacie XML, który zastąpi format PDF. Informacje zapisywane będą zgodnie z przyjętym standardem, który określa dane niezbędne na fakturze. Każda faktura wystawiona w KSeF będzie sprawdzana ze strukturą logiczną, zaś po pozytywnej weryfikacji otrzyma numer identyfikacyjny. Dodatkowo każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF oraz jest oznaczana kodem QR, co ułatwia jej weryfikację. Momentem uznania faktury za wystawioną jest moment jej przesłania do systemu KSeF, a data wystawienia ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych związanych z wystawioną fakturą. Faktura jest dostępna dla nabywcy natychmiast po wystawieniu.

System KSeF stanowi podstawę elektronicznego fakturowania, umożliwiając wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. E-Faktura pełni kluczową rolę w procesie udokumentowania transakcji w ramach elektronicznego fakturowania.

Faktury ustrukturyzowane – jak wystawić?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF jest łatwe. Proces wystawiania faktur odbywa się za pośrednictwem programu lub aplikacji podatnika KSeF po wcześniejszej rejestracji konta w systemie. Zarówno podmiot, jak i osoba fizyczna mogą korzystać z KSeF, wystawiając faktury za pomocą odpowiednich zakładek w programie do fakturowania. Dzięki komunikacji z rządową platformą cały proces zostaje w dużej mierze zautomatyzowany, a sprzedawca wystawia faktury w systemie KSeF.

Na początku należy wygenerować fakturę w formacie XML zgodnym ze specyfikacją Krajowego Systemu e-Faktur, a następnie wysłać ją do systemu poprzez Web API KSeF. W trakcie wysyłki konieczna jest autoryzacja przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. W systemie możliwe jest zarządzanie uprawnieniami i przekazywanie ich innym podmiotom, np. biurom rachunkowym, co pozwala na sprawne wystawianie i odbieranie faktur przez różne podmioty gospodarcze.

Faktury ustrukturyzowane dotyczą zarówno usług, jak i towarów, a ich wystawianie i odbieranie odbywa się za pośrednictwem KSeF. Nabywca oraz nabywca towarów mogą odbierać faktury elektroniczne w systemie, a pośrednictwem KSeF zapewniony jest formalny i bezpieczny obieg dokumentów.

Faktury papierowe – czy wyjdą z obiegu?

Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest jedną z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji – obok faktur papierowych i faktur elektronicznych w formacie PDF. W okresie trwania awarii bądź niedostępności KSeF, faktury będą mogły być nadal wystawiane w formie elektronicznej. W takich sytuacjach, po przywróceniu dostępności systemu, konieczne jest przekazywanie tych faktur do KSeF zgodnie z obowiązującymi procedurami.

Jak wspomnieliśmy, od 1 lutego 2026 wejdzie obowiązkowy system wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że pozostałe rodzaje faktur zostaną wyłączone z użytku, z wyjątkiem przypadków objętych procedurami szczególnymi lub wystąpienia awarii systemu. Od 2027 roku, kiedy KSeF zostaną objęci również mikroprzedsiębiorcy, faktury papierowe znikną z obiegu.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna – nadawanie uprawnień

Aby możliwe było wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą, konieczne jest nadanie uprawnienia.

Będzie to możliwe poprzez komercyjne programy lub w dedykowanej aplikacji webowej przygotowanej przez Ministerstwo Finansów, zwanej aplikacją podatnika. Uprawnienia mogą być nadawane różnym podmiotom, w tym osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą, co pozwala na elastyczne zarządzanie dostępem do systemu KSeF.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Jednym z kluczowych atutów Krajowego Systemu e-Faktur jest bezpieczne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Wszystkie faktury, które zostały wystawione i przesłane do KSeF, są archiwizowane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik ma obowiązek dalszego przechowywania dokumentów poza KSeF, aż do przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w krajowym systemie e-Faktur nie generuje dodatkowych kosztów i zapewnia pełne bezpieczeństwo – dokumenty są chronione przed utratą, zniszczeniem oraz nieuprawnionym dostępem. To rozwiązanie znacząco ułatwia przedsiębiorcom zarządzanie dokumentacją i spełnianie obowiązków podatkowych.

Sankcje za nieprawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych

Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że prawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF to nie tylko kwestia wygody, ale również obowiązku prawnego. W przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących wystawiania faktur ustrukturyzowanych podatnik naraża się na sankcje finansowe.

Warto jednak wiedzieć, że do końca 2026 roku trwać będzie okres przejściowy, w którym kary nie obowiązują. Mimo tego nie należy opóźniać przejścia na KSeF - ten obowiązek i tak prędzej czy później obejmie każdego przedsiębiorcę.

Kasy fiskalne a system e-faktur

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego systemu KSeF zmieniają się zasady dotyczące wystawiania faktur za pomocą kas fiskalnych. Po wejściu w życie nowych przepisów, nie będzie już możliwości wystawiania faktur przez kasy fiskalne – ich rola ograniczy się wyłącznie do generowania paragonów sprzedaży. Wystawianie faktur zostanie całkowicie przeniesione do systemu e-faktur KSeF. Obowiązkiem KSeF nie będą objęte faktury konsumenckie.

Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do tej zmiany, aby uniknąć problemów z wystawianiem faktur i zapewnić ciągłość obsługi swoich klientów. Przejście na elektroniczne fakturowanie to nie tylko wymóg prawny, ale także szansa na usprawnienie codziennej pracy i lepszą kontrolę nad dokumentacją firmową.

Ile zajmie wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w firmie?

To, ile czasu przygotowanie biznesu do współpracy z KSeF, zależeć będzie od kilku czynników. Czas wdrożenia może być uzależniony od posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce – przedsiębiorcy posiadający stałe miejsce na terenie kraju mogą mieć inne obowiązki wdrożeniowe w zakresie KSeF niż podmioty zagraniczne. Duże firmy korzystające z systemów zarządzania ERP muszą liczyć się z nawet kilkumiesięcznym wdrożeniem. Należy tu uwzględnić m.in. czas potrzebny na dostosowanie infrastruktury do komunikacji z rządową platformą (mowa tu przede wszystkim o oprogramowaniu księgowym) oraz przeszkolenie personelu.

Z tych powodów warto zadbać o wcześniejsze wdrożenie KSeF. Kluczowa jest tutaj komunikacja z dostawcą oprogramowania biznesowego oraz zaangażowanie odpowiednich działów w procesie wdrażania. Przede wszystkim konieczna będzie współpraca z działami IT (specjaliści od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjaliści od systemów ERP), obsługą klienta oraz księgowością.