Faktury KSeF - od kiedy obowiązkowe?

Zacznijmy od najważniejszej informacji. Obowiązkowe e-Fakturowanie wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Podatnicy zwolnieni z podatku VAT poczekają nieco dłużej, bo do 1 stycznia 2025 r. Już teraz jednak każdy przedsiębiorca może dobrowolnie testować KSeF i wystawiać faktury poprzez rządową platformę. Wystarczy odwiedzić stronę rządową, założyć konto i pobrać darmowe oprogramowanie. To dobry sposób na sprawdzenie wysyłki faktury ustrukturyzowanej

Faktura ustrukturyzowana - co to oznacza?

Faktura ustrukturyzowana (lub e-Faktura) jest fakturą elektroniczną zapisywaną w formacie XML, który zastąpi format PDF. Informacje zapisywane będą zgodnie z przyjętym standardem, który określa dane niezbędne na fakturze. Każda faktura wystawiona w KSeF będzie sprawdzana ze strukturą logiczną, zaś po pozytywnej weryfikacji otrzyma numer identyfikacyjny. Wówczas dokument zostanie uznany za wystawiony w świetle prawa.

Faktury ustrukturyzowane - jak wystawić?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przez KSeF jest łatwe. Dzięki komunikacji z rządową platformą cały proces zostanie w dużej mierze zautomatyzowany. Na początku należy wygenerować fakturę w formacie XML zgodnym ze specyfikacją Krajowego Systemu e-Faktur, a następnie wysłać ją do systemu poprzez Web API KSeF. W trakcie wysyłki konieczna jest autoryzacja przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego. Po dokonaniu wszystkich kroków system zweryfikuje fakturę i poinformuje o jej poprawności. Na koniec dokument otrzyma numer identyfikacyjny.

Faktury papierowe - czy wyjdą z obiegu?

Obecnie wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest jedną z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji - obok faktur papierowych i faktur elektronicznych w formacie PDF. Jak wspomnieliśmy, od 1 lipca 2024 r wejdzie obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Oznacza to, że pozostałe rodzaje faktur zostaną wyłączone z użytku.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna - nadawanie uprawnień

Aby możliwe było wystawianie faktur ustrukturyzowanych w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą konieczne jest nadanie uprawnienia. Będzie to możliwe poprzez komercyjne programy lub w dedykowanej aplikacji webowej przygotowanej przez Ministerstwo Finansów.

Ile zajmie wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w firmie?

To, ile czasu przygotowanie biznesu do współpracy z KSeF zależeć będzie od kilku czynników. Duże firmy korzystające z systemów zarządzania ERP muszą liczyć się z nawet kilkumiesięcznym wdrożeniem. Należy tu uwzględnić m.in. czas potrzebny na dostosowanie infrastruktury do komunikacji z rządową platformą (mowa tu przede wszystkim o oprogramowaniu księgowym) oraz przeszkolenie personelu. Dlatego warto zadbać o wcześniejsze wdrożenie KSeF. Kluczowa jest tutaj komunikacja z dostawcą oprogramowania biznesowego oraz zaangażowanie odpowiednich działów w procesie wdrażania. Przede wszystkim konieczna będzie współpraca z działami IT (specjaliści od systemów księgowo-rozliczeniowych, specjaliści od systemów ERP), obsługą klienta oraz księgowością.