KSeF – co musisz wiedzieć na start?

Po nowelizacji ustawy o VAT korzystanie z KSeF do końca 2025 roku jest dobrowolne. Ta zmiana legislacyjna dotycząca terminu wdrożenia KSeF weszła w życie w czerwcu 2024. Przypomnijmy, że według poprzednich planów Krajowy System e-Faktur miał obowiązywać już od lipca 2024. Powodami przesunięcia go na późniejszy termin były m.in. problemy techniczne i wynikająca z nich konieczność dopracowania systemu.

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026. Wyjątkiem są mikrofirmy (z transakcjami do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – one zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Wystawiane w KSeF e-faktury mają ustandaryzowaną strukturę xml, która zawiera zestaw wymaganych danych. Obsługa KSeF możliwa jest zarówno przez zintegrowane systemy księgowe, jak i aplikację Ministerstwa Finansów (w 2025 roku dostępna w wersji produkcyjnej i testowej). W okresie przejściowym przedsiębiorcy mogą korzystać z pomocy ekspertów oraz materiałów dodatkowych udostępnianych przez resort finansów.

Co to jest JPK_VAT?

Na wstępie warto wyjaśnić czym właściwie jest JPK_VAT. Jest to jedna z siedmiu struktur logicznych wchodzących w skład Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK) – czyli ustandaryzowanego zbioru danych o operacjach gospodarczych przedsiębiorstwa. JPK_VAT obejmuje zestaw danych przesyłanych w formacie xml, co zapewnia standaryzację i ułatwia przetwarzanie dokumentów. Główne cele JPK to uproszczenie i automatyzacja procesu przesyłania danych oraz rezygnacja z papierowych wydruków. Wdrożenie tego standardu w 2018 roku było jednym z etapów, który prowadził do powstania Krajowego Systemu e-Faktur.

Struktura JPK_VAT zawiera informacje dotyczące obszarów ewidencji zakupu i sprzedaży za konkretny okres roku podatkowego w konkretnej firmie. Plik JPK_VAT zawiera informacje o sprzedaży i zakupach wraz z danymi kontrahentów. Dane niezbędne do wygenerowania JPK_VAT pobierane są bezpośrednio z oprogramowania finansowo-księgowego firmy za pomocą dedykowanej aplikacji księgowej, a następnie wysyłane drogą elektroniczną do właściwego urzędu.

Obecnie wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT muszą przesyłać te informacje do Ministerstwa Finansów w terminie do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Pliki przekazywane są też do urzędów skarbowych na ich żądanie – należy to zrobić po otrzymaniu wezwania.

Korzyści z systemu e-faktur KSeF

Wdrożenie e-faktur przynosi przedsiębiorcom szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim, wystawianie faktur w formie elektronicznej pozwala na znaczne przyspieszenie i uproszczenie codziennych operacji związanych z rozliczaniem VAT. Dzięki centralizacji danych w systemie przedsiębiorcy zyskują łatwy dostęp do wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur, co zwiększa kontrolę nad dokumentacją i minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych plików.

System e-faktur KSeF ogranicza także możliwość popełnienia błędów podczas wystawiania faktur, a to przekłada się na mniejszą liczbę korekt i potencjalnych kar ze strony organów podatkowych. Wszystko to sprawia, że system ten staje się atrakcyjnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców dbających o efektywność i bezpieczeństwo rozliczeń podatku VAT.

Czy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zastąpi JPK?

Krajowy System e-Faktur należy traktować jako rozwinięcie idei stojącej za JPK i zarazem wstęp do likwidacji tego systemu. Faktura ustrukturyzowana jeszcze bardziej upraszcza system podatkowy i utrudnia działanie oszustów - niewykluczone, że owe upraszczanie w przyszłości pójdzie o krok dalej.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy, Ministerstwo Finansów zyska dostęp online do wszystkich danych z faktur w obrocie gospodarczym. Na ich podstawie będzie możliwe przygotowanie wstępnej deklaracji VAT-7 i VAT-7K – po stronie przedsiębiorcy pozostanie tylko potwierdzenie kosztów, które chce wykazać w danym miesiącu i akceptacja deklaracji. W takim scenariuszu obowiązek przesyłania JPK_VAT stanie się bezzasadny.

Bezpieczeństwo danych w KSeF

Jednym z kluczowych priorytetów Ministerstwa Finansów przy wdrażaniu systemu KSeF jest zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa danych. System e-faktur KSeF został zaprojektowany tak, aby chronić wrażliwe informacje przedsiębiorców i ich kontrahentów przed nieuprawnionym dostępem. Wszystkie operacje w systemie są szyfrowane, a dostęp do danych wymaga odpowiedniej autoryzacji.

Ponadto system jest stale monitorowany przez resort, co gwarantuje ciągłość działania i ochronę przed zagrożeniami zewnętrznymi. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dane finansowe są przechowywane w bezpiecznym środowisku, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Uprawnienia w systemie KSeF

System KSeF został zaprojektowany z myślą o elastyczności i wygodzie użytkowników. Przedsiębiorcy mają możliwość nadawania uprawnień do obsługi systemu innym osobom lub podmiotom, takim jak biura rachunkowe czy doradcy podatkowi. Dzięki temu obsługa faktur i rozliczeń VAT może być powierzona zaufanym partnerom, co znacznie ułatwia prowadzenie księgowości i zarządzanie dokumentacją.

W każdej chwili przedsiębiorca może zmienić lub wycofać nadane uprawnienia, zachowując pełną kontrolę nad dostępem do danych w systemie. Takie rozwiązanie zapewnia nie tylko wygodę, ale także bezpieczeństwo i zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony informacji w systemie podatku VAT.

Likwidacja JPK – tak czy nie?

Na chwilę obecną nic nie jest przesądzone. Likwidacja obowiązku przesyłania JPK_VAT może być następstwem wynikającym z planowanego obligatoryjnego stosowania KSeF od przyszłego roku, lecz w tym momencie nie wiadomo, czy i kiedy rzeczywiście wejdzie w życie.

Przygotowanie do zmian – co powinni zrobić przedsiębiorcy?

Zmiany związane z obowiązkowym wdrożeniem KSeF wymagają od firm odpowiedniego przygotowania. Przedsiębiorcy powinni już teraz zapoznać się z nowymi regulacjami dotyczącymi fakturowania i rozliczania podatku VAT, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.

Kluczowe jest dostosowanie używanych systemów księgowych i fakturowych do wymogów KSeF oraz upewnienie się, że wszystkie procesy związane z wystawianiem i przesyłaniem faktur będą zgodne z nowymi standardami. Warto również zadbać o przeszkolenie pracowników w zakresie obsługi systemu e-faktur KSeF oraz aktualnych przepisów podatkowych. Takie działania pozwolą firmie płynnie przejść przez okres zmian i zminimalizować ryzyko błędów oraz ewentualnych sankcji ze strony organów podatkowych.