Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument, którego zadaniem jest formalna korekta faktury od sprzedawcy – jest to uregulowane w art. 106k ustawy o VAT. Zapis ten uprawnia nabywcę do wystawienia noty korygującej do błędnie wystawionego dokumentu sprzedaży. Kto wystawia notę korygującą? Jest to zadanie nabywcy towarów, a dokument musi zostać zaakceptowany przez sprzedającego, np. poprzez podpis sprzedawcy lub inną formę akceptacji, aby był ważny. Wzór noty korygującej jest określony przepisami i można go znaleźć w oficjalnych dokumentach lub systemach księgowych.

Na nocie korygującej powinny znaleźć się następujące dane:

• oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA;
  
• kolejny numer i data wystawienia noty;
  
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika, dane sprzedawcy i nabywcy towarów (w tym adresy i numery NIP), które są kluczowe dla prawidłowej identyfikacji stron transakcji;
  
• dane zawarte w poprawionym dokumencie (data wystawienia, numer faktury, nazwa oraz ilość nabytych towarów lub usług, nazwy stron transakcji, kwoty podatku, poszczególne stawki VAT, daty wystawienia faktury, datę dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, a także datę otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia);
  
• wskazanie treści korygowanej informacji i podanie treści prawidłowej na jej miejsce.
  

Nota korygująca do faktury – co musisz wiedzieć?

Nota korygująca powinna jednoznacznie identyfikować fakturę, której dotyczy korekta, np. poprzez numer i datę wystawienia faktury pierwotnej lub oryginalnej fakturze. Poprawa błędów za jej pomocą jest możliwa tylko w zakresie danych określonych przepisami – nie można zmieniać wszystkich elementów faktury, a jedynie poprawiać pomyłki formalne, takie jak literówki w danych nabywcy towarów. Noty korygujące nie mogą być używane do zmiany kwot podatku od wartości dodanej.

Noty korygujące mogą być wystawiane również w formie zbiorczej (zbiorcza nota korygująca), jeśli dotyczą kilku faktur jednocześnie. Warto wiedzieć, że nie zawsze można wystawić notę korygującą – są sytuacje, w których konieczna jest faktura korygująca. Noty korygujące dotyczą korekty danych na fakturach, a ich wzór i zakres określają przepisy podatkowe.

Kiedy wystawić notę korygującą

Wystawienie noty korygującej to rozwiązanie dla nabywcy towaru lub usługi, który zauważył, że otrzymana faktura została wystawiona z błędami formalnymi. Najczęściej chodzi tu o literówki w nazwisku, imieniu, nazwie firmy, adresie czy numerze identyfikacyjnym nabywcy. W takich przypadkach można wystawić notę korygującą, jednak jej skuteczność wymaga akceptacji wystawcy faktury. Co istotne, ustawa o VAT nie narzuca konkretnej formy ani terminu tej akceptacji, ale dla bezpieczeństwa podatkowego warto ją uzyskać w formie pisemnej lub elektronicznej.

Za pomocą noty korygującej można poprawić m.in. błędy w nazwie nabywcy, adresie, oznaczeniu towaru lub usługi, a także – w określonych przypadkach – numerze NIP, o ile pozostałe dane jednoznacznie identyfikują nabywcę. Nie jest jednak dopuszczalne, by notą korygującą całkowicie zmienić podmiot transakcji – taka korekta leży wyłącznie w gestii wystawcy faktury.

W praktyce, jeśli korekta dotyczy pełnej nazwy nabywcy lub numeru NIP, warto wstrzymać się z odliczeniem podatku naliczonego do czasu uzyskania akceptacji wystawcy faktury. Pozwoli to uniknąć ewentualnych problemów podczas kontroli podatkowej, gdyż organ podatkowy może zakwestionować prawo do odliczenia podatku, jeśli faktura została wystawiona na inny podmiot niż wskazany w nocie korygującej.

Wystawienie noty korygującej nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury, o ile poprawiane są wyłącznie błędy formalne. Jednak każdorazowo warto dokładnie przeanalizować otrzymaną fakturę i ustalić, czy wystawienie noty korygującej jest wystarczające, czy może konieczna jest faktura korygująca. W razie wątpliwości dotyczących zakresu danych, które można poprawić pomocą noty korygującej, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub organem podatkowym.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) a nota korygująca

Krajowy System e-Faktur nie przewiduje możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych. Jest to podyktowane tym, że e-Faktury wystawiane w KSeF muszą być zaakceptowane przez stronę wystawiającą fakturę. Korekty danych będą możliwe jedynie przy użyciu faktur korygujących (w formie faktur ustrukturyzowanych). Same noty korygujące będzie można wystawiać na obecnych zasadach poza KSeF zgodnie z art. 106k ust 1-4 ustawy o VAT. Dokumenty korygujące wystawiane poza KSeF muszą być sporządzone w sposób jednoznaczny, umożliwiający identyfikację faktury, której dotyczą, co jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatkowego oraz procedur związanych z korektą dokumentów VAT.

Duplikat faktury a KSeF

Warto też zaznaczyć, że duplikaty faktury również nie będą miały zastosowania w Krajowym Systemie e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie przez 10 lat - nie ma zatem szans, aby w tym czasie uległy zniszczeniu lub zaginęły. Tym samym wystawianie duplikatów faktury nie będzie już konieczne.