KSeF - od kiedy obowiązkowy? Wszystko, co musisz wiedzieć
Krajowy System e-Faktur oznacza liczne korzyści, ale też wyzwania dla przedsiębiorców. Jakie działania należy podjąć przed lipcem 2024? Jak e-Fakturowanie w Polsce wypada na tle innych krajów? KSeF - od kiedy obowiązkowy, co zmieni i jak będzie działać? Oto przewodnik po najważniejszych zagadnieniach.
KSeF - od kiedy obowiązkowy
Obowiązkowy KSeF wystartuje 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT. Osoby zwolnione z podatku VAT poczekają nieco dłużej, bo do 1 stycznia 2025. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane trzeba będzie wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Warto wykorzystać ten czas i przygotować swój biznes na nadchodzące zmiany. Dobrym pomysłem jest przetestowanie możliwości KSeF-u poprzez środowisko testowe. Jeżeli natomiast ciekawi Cię działanie systemu, w tym miejscu wyjaśniamy dokładnie co to jest KSeF.
KSeF - obowiązkowy czy dobrowolny
Obecnie Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym. Od 1 lipca 2024 platforma stanie się obowiązkowym standardem na terenie całej Polski. Jak wykorzystać pozostały czas i przygotować swoją firmę do przejścia na faktury elektroniczne? Poniżej przedstawiamy listę przydatnych i darmowych narzędzi.
KSeF API
Pierwszego stycznia 2022 Ministerstwo Finansów udostępniło strefę testową KSeF (Gov). Środowisko testowe przystosowane jest do wysyłki plików zgodnych ze wzorem struktury logicznej e-Faktury. Udostępnione przez MF narzędzia informatyczne pozwolą sprawdzić jak działa e-Fakturowanie poprzez system KSeF, w tym:
- zastosować samodzielnie wygenerowane podpisy i pieczęcie;
- przekazać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez udostępnione API;
- przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF;
Co istotne, testowanie Krajowego Systemu e-Faktur jest darmowe, a wystawione w nim e-Faktury nie będą wywierały żadnych skutków prawnych - po pewnym czasie zostaną usunięte z systemu.
KSeF - aplikacja podatnika
Aplikacja Podatnika KSeF to program testowy udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Dostęp do niego jest bezpłatny - wystarczy założyć konto na stronie resortu. Po zalogowaniu program umożliwia:
- korzystanie z KSeF podatnikom oraz podmiotom uprawnionym przez podatników;
- zarządzanie tokenami oraz uprawnieniami;
- wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Program daje też możliwości bez konieczności logowania:
- podgląd e-Faktur;
- anonimowy dostęp do e-Faktur po wskazaniu ich konkretnych cech;
- weryfikacja statusu wysyłki e-Faktur;
- pobieranie UPO w KSeF.
Faktura ustrukturyzowana w Europie
W obrocie gospodarczym faktur elektronicznych przodują Włochy - tam obowiązkowe fakturowanie stosowane jest od 2019 roku. Polska i Francja przygotowują się do tego standardu, a Niemcy, Rumunia oraz inne państwa członkowskie rozważają wprowadzenie e-Faktury.
Aplikacja e-Mikrofirma
Innym przydatnym narzędziem do testowania KSeF za darmo jest aplikacja e-Mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Daje ona takie możliwości jak:
- wystawianie e-Faktur w KSeF;
- odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, a następnie przenoszenie ich do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych;
- powiązanie istniejącego konta z Krajowym Systemem e-Faktur.
Aplikacja mobilna KSeF
Warto wspomnieć też o aplikacji mobilnej, która umożliwi testowanie KSeF w dowolnym miejscu i czasie. Ma ona zostać udostępniona w I kwartale 2024 w Google Play i App Store. Dzięki niej wystawca faktury będzie mógł:
- wystawiać i odbierać e-Faktury;
- przekazywać dane niezbędne do wystawienie faktury poprzez udostępnienie kodu QR;
- weryfikacja e-Faktury przed wysyłką poprzez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.
KSeF – ustawa
Po uzyskaniu derogacji UE Ministerstwo Finansów opracowało projekt ustawy, który wdroży obowiązkowy Krajowy System e-Faktur bazując na jego obecnych, fakultatywnych założeniach. 16 czerwca 2023 Sejm uchwalił tę ustawę i przekazał ją do prac Senatu. Wszelkie zmiany na przestrzeni ostatnich miesięcy zostały wdrożone na bazie uwag ze strony organizacji przedsiębiorców, sektoru IT oraz księgowych i biegłych rewidentów. Wśród najważniejszych zmian w projekcie warto wyróżnić:
- wycofanie z KSeF faktur konsumenckich - będą one wystawiane w dowolnym formacie;
- faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP zostaną utrzymane poza KSeF do końca 2024;
- likwidacja not korygujących;
KSeF 2024 - co jeszcze warto wiedzieć
Na koniec warto przypomnieć najważniejsze korzyści podatkowe wynikające z wdrożenia KSeF:
- skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
- uproszczone wystawianie i rozliczanie faktur
- wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR
- brak obowiązku przechowywania faktur i wystawiania duplikatów
- ustandaryzowanie procesu fakturowania w Polsce.
26.04.2024
Data obowiązkowego KSeF została ustalona na 1 kwietnia 2026 dla wszystkich przedsiębiorców.
01.03.2024
Zakończenie konsultacji Krajowego Systemu e-Faktur.
16.02.2024
Rozpoczęcie konsultacji dotyczących rozwiązań prawnych i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur
19.01.2024
Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.