KSeF - od kiedy obowiązkowy

Obowiązkowy KSeF wystartuje 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT. Osoby zwolnione z podatku VAT poczekają nieco dłużej, bo do 1 stycznia 2025. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane trzeba będzie wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Warto wykorzystać ten czas i przygotować swój biznes na nadchodzące zmiany. Dobrym pomysłem jest przetestowanie możliwości KSeF-u poprzez środowisko testowe. Jeżeli natomiast ciekawi Cię działanie systemu, w tym miejscu wyjaśniamy dokładnie co to jest KSeF.

KSeF - obowiązkowy czy dobrowolny

Obecnie Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym. Od 1 lipca 2024 platforma stanie się obowiązkowym standardem na terenie całej Polski. Jak wykorzystać pozostały czas i przygotować swoją firmę do przejścia na faktury elektroniczne? Poniżej przedstawiamy listę przydatnych i darmowych narzędzi.

KSeF API

Pierwszego stycznia 2022 Ministerstwo Finansów udostępniło strefę testową KSeF (Gov). Środowisko testowe przystosowane jest do wysyłki plików zgodnych ze wzorem struktury logicznej e-Faktury. Udostępnione przez MF narzędzia informatyczne pozwolą sprawdzić jak działa e-Fakturowanie poprzez system KSeF, w tym:

• zastosować samodzielnie wygenerowane podpisy i pieczęcie;
• przekazać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez udostępnione API;
• przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF;

Co istotne, testowanie Krajowego Systemu e-Faktur jest darmowe, a wystawione w nim e-Faktury nie będą wywierały żadnych skutków prawnych - po pewnym czasie zostaną usunięte z systemu.

KSeF - aplikacja podatnika

Aplikacja Podatnika KSeF to program testowy udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Dostęp do niego jest bezpłatny - wystarczy założyć konto na stronie resortu. Po zalogowaniu program umożliwia:

• korzystanie z KSeF podatnikom oraz podmiotom uprawnionym przez podatników;
• zarządzanie tokenami oraz uprawnieniami;
• wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Program daje też możliwości bez konieczności logowania:

• podgląd e-Faktur;
• anonimowy dostęp do e-Faktur po wskazaniu ich konkretnych cech;
• weryfikacja statusu wysyłki e-Faktur;
• pobieranie UPO w KSeF.

Faktura ustrukturyzowana w Europie

W obrocie gospodarczym faktur elektronicznych przodują Włochy - tam obowiązkowe fakturowanie stosowane jest od 2019 roku. Polska i Francja przygotowują się do tego standardu, a Niemcy, Rumunia oraz inne państwa członkowskie rozważają wprowadzenie e-Faktury.

Aplikacja e-Mikrofirma

Innym przydatnym narzędziem do testowania KSeF za darmo jest aplikacja e-Mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Daje ona takie możliwości jak:

• wystawianie e-Faktur w KSeF;
• odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, a następnie przenoszenie ich do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych;
• powiązanie istniejącego konta z Krajowym Systemem e-Faktur.

Aplikacja mobilna KSeF

Warto wspomnieć też o aplikacji mobilnej, która umożliwi testowanie KSeF w dowolnym miejscu i czasie. Ma ona zostać udostępniona w I kwartale 2024 w Google Play i App Store. Dzięki niej wystawca faktury będzie mógł:

• wystawiać i odbierać e-Faktury;
• przekazywać dane niezbędne do wystawienie faktury poprzez udostępnienie kodu QR;
• weryfikacja e-Faktury przed wysyłką poprzez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.

KSeF – ustawa

Po uzyskaniu derogacji UE Ministerstwo Finansów opracowało projekt ustawy, który wdroży obowiązkowy Krajowy System e-Faktur bazując na jego obecnych, fakultatywnych założeniach. 16 czerwca 2023 Sejm uchwalił tę ustawę i przekazał ją do prac Senatu. Wszelkie zmiany na przestrzeni ostatnich miesięcy zostały wdrożone na bazie uwag ze strony organizacji przedsiębiorców, sektoru IT oraz księgowych i biegłych rewidentów. Wśród najważniejszych zmian w projekcie warto wyróżnić:

• wycofanie z KSeF faktur konsumenckich - będą one wystawiane w dowolnym formacie;
• faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP zostaną utrzymane poza KSeF do końca 2024;
• likwidacja not korygujących;

KSeF 2024 - co jeszcze warto wiedzieć

Na koniec warto przypomnieć najważniejsze korzyści podatkowe wynikające z wdrożenia KSeF:

• skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
• uproszczone wystawianie i rozliczanie faktur
• wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR
• brak obowiązku przechowywania faktur i wystawiania duplikatów
• ustandaryzowanie procesu fakturowania w Polsce.