12-07-2023

KSeF - od kiedy obowiązkowy? Wszystko, co musisz wiedzieć

Krajowy System e-Faktur oznacza liczne korzyści, ale też wyzwania dla przedsiębiorców. Jakie działania należy podjąć przed lipcem 2024? Jak e-Fakturowanie w Polsce wypada na tle innych krajów? KSeF - od kiedy obowiązkowy, co zmieni i jak będzie działać? Oto przewodnik po najważniejszych zagadnieniach.

KSeF - od kiedy obowiązkowy

Obowiązkowy KSeF wystartuje 1 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT. Osoby zwolnione z podatku VAT poczekają nieco dłużej, bo do 1 stycznia 2025. Oznacza to, że za niecały rok faktury ustrukturyzowane trzeba będzie wystawiać wyłącznie przez rządową platformę. Warto wykorzystać ten czas i przygotować swój biznes na nadchodzące zmiany. Dobrym pomysłem jest przetestowanie możliwości KSeF-u poprzez środowisko testowe. Jeżeli natomiast ciekawi Cię działanie systemu, w tym miejscu wyjaśniamy dokładnie co to jest KSeF.

KSeF - obowiązkowy czy dobrowolny

Obecnie Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym. Od 1 lipca 2024 platforma stanie się obowiązkowym standardem na terenie całej Polski. Jak wykorzystać pozostały czas i przygotować swoją firmę do przejścia na faktury elektroniczne? Poniżej przedstawiamy listę przydatnych i darmowych narzędzi.

KSeF API

Pierwszego stycznia 2022 Ministerstwo Finansów udostępniło strefę testową KSeF (Gov). Środowisko testowe przystosowane jest do wysyłki plików zgodnych ze wzorem struktury logicznej e-Faktury. Udostępnione przez MF narzędzia informatyczne pozwolą sprawdzić jak działa e-Fakturowanie poprzez system KSeF, w tym:

  • zastosować samodzielnie wygenerowane podpisy i pieczęcie;
  • przekazać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez udostępnione API;
  • przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF;

Co istotne, testowanie Krajowego Systemu e-Faktur jest darmowe, a wystawione w nim e-Faktury nie będą wywierały żadnych skutków prawnych - po pewnym czasie zostaną usunięte z systemu.

KSeF - aplikacja podatnika

Aplikacja Podatnika KSeF to program testowy udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Dostęp do niego jest bezpłatny - wystarczy założyć konto na stronie resortu. Po zalogowaniu program umożliwia:

  • korzystanie z KSeF podatnikom oraz podmiotom uprawnionym przez podatników;
  • zarządzanie tokenami oraz uprawnieniami;
  • wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.

Program daje też możliwości bez konieczności logowania:

  • podgląd e-Faktur;
  • anonimowy dostęp do e-Faktur po wskazaniu ich konkretnych cech;
  • weryfikacja statusu wysyłki e-Faktur;
  • pobieranie UPO w KSeF.

Faktura ustrukturyzowana w Europie

W obrocie gospodarczym faktur elektronicznych przodują Włochy - tam obowiązkowe fakturowanie stosowane jest od 2019 roku. Polska i Francja przygotowują się do tego standardu, a Niemcy, Rumunia oraz inne państwa członkowskie rozważają wprowadzenie e-Faktury.

Aplikacja e-Mikrofirma

Innym przydatnym narzędziem do testowania KSeF za darmo jest aplikacja e-Mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Daje ona takie możliwości jak:

  • wystawianie e-Faktur w KSeF;
  • odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, a następnie przenoszenie ich do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych;
  • powiązanie istniejącego konta z Krajowym Systemem e-Faktur.

Aplikacja mobilna KSeF

Warto wspomnieć też o aplikacji mobilnej, która umożliwi testowanie KSeF w dowolnym miejscu i czasie. Ma ona zostać udostępniona w I kwartale 2024 w Google Play i App Store. Dzięki niej wystawca faktury będzie mógł:

  • wystawiać i odbierać e-Faktury;
  • przekazywać dane niezbędne do wystawienie faktury poprzez udostępnienie kodu QR;
  • weryfikacja e-Faktury przed wysyłką poprzez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.

KSeF – ustawa

Po uzyskaniu derogacji UE Ministerstwo Finansów opracowało projekt ustawy, który wdroży obowiązkowy Krajowy System e-Faktur bazując na jego obecnych, fakultatywnych założeniach. 16 czerwca 2023 Sejm uchwalił tę ustawę i przekazał ją do prac Senatu. Wszelkie zmiany na przestrzeni ostatnich miesięcy zostały wdrożone na bazie uwag ze strony organizacji przedsiębiorców, sektoru IT oraz księgowych i biegłych rewidentów. Wśród najważniejszych zmian w projekcie warto wyróżnić:

  • wycofanie z KSeF faktur konsumenckich - będą one wystawiane w dowolnym formacie;
  • faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP zostaną utrzymane poza KSeF do końca 2024;
  • likwidacja not korygujących;

KSeF 2024 - co jeszcze warto wiedzieć

Na koniec warto przypomnieć najważniejsze korzyści podatkowe wynikające z wdrożenia KSeF:

  • skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
  • uproszczone wystawianie i rozliczanie faktur
  • wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR
  • brak obowiązku przechowywania faktur i wystawiania duplikatów
  • ustandaryzowanie procesu fakturowania w Polsce.
Kalendarz

26.04.2024

Data obowiązkowego KSeF została ustalona na 1 kwietnia 2026 dla wszystkich przedsiębiorców.

01.03.2024

Zakończenie konsultacji Krajowego Systemu e-Faktur.

16.02.2024

Rozpoczęcie konsultacji dotyczących rozwiązań prawnych i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur

19.01.2024

Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.

zobacz więcej