Krajowy System e Faktur (KSeF) – co to jest?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy program informatyczny, którego celem jest ujednolicenie obiegu faktur, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz przyspieszenie rozliczeń. System ten umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie elektronicznych faktur w centralnej bazie danych, co znacznie usprawnia procesy księgowe i eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów.

Jednym z kluczowych celów wprowadzenia KSeF jest zwiększenie efektywności procesów księgowych oraz poprawa bezpieczeństwa danych transakcji. W ramach KSeF faktury są wystawiane, odbierane i przechowywane w formie elektronicznej, co eliminuje konieczność przechowywania papierowych dokumentów, poprawia ich dostępność i ułatwia kontrolę. Platforma jest ponadto zintegrowana z systemami księgowymi, co upraszcza zarządzanie fakturami i przyspiesza procesy rozliczeniowe.

KSeF 2026 – od kiedy?

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie dla firm z roczną sprzedażą powyżej 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich przedsiębiorców (z wyjątkiem mikrofirm – dla nich obowiązek rozpocznie się w 2027 roku).

Przechowywanie dokumentów w KSeF – ile będzie trwało?

Dokumenty w KSeF będą przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, co zapewni długoterminową archiwizację i bezpieczeństwo danych. W tym okresie przedsiębiorca nie będzie musiał dodatkowo przechowywać dokumentacji samodzielnie.

Jak działa KSeF?

Krajowy System e-Faktur działa w sposób zautomatyzowany, zapewniając sprawność i bezpieczeństwo obiegu faktur. KSeF weryfikuje dokument poprzez sprawdzenie zgodności z właściwym schematem XML i nadaje jej unikalny numer. Po zaakceptowaniu faktury przez system wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), co stanowi dowód, że faktura została prawidłowo zarejestrowana w systemie. Odbiorca ma możliwość uzyskania dostępu do faktury po uwierzytelnieniu w KSeF.

KSeF – czy jest bezpieczny?

Korzystanie z KSeF jest bezpieczne i nie stwarza ryzyka wycieku danych. Aby uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, użytkownik musi przeprowadzić proces uwierzytelnienia, w którym potwierdza swoją tożsamość. W ten sposób tylko uprawnione osoby mają dostęp do systemu i mogą zarządzać fakturami. Po zalogowaniu się do KSeF podatnik może zarządzać nie tylko fakturami, ale także uprawnieniami innych osób lub podmiotów w jego imieniu.

Jak wygląda wystawianie faktur w KSeF?

Wystawianie faktur w KSeF odbywa się w formacie XML, który zawiera określony zestaw wymaganych danych. Taki dokument to faktura ustrukturyzowana (także e-Faktura).

Po przesłaniu dokumentu system weryfikuje, czy jest on zgodny ze schematem XML i nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w momencie przesłania jej do KSeF i nadania jej numeru identyfikacyjnego.

Jak poprawić błąd w e-Fakturze?

W przypadku błędu w fakturze ustrukturyzowanej odbiorca nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. W takiej sytuacji sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą. Taki dokument musi zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę, której dotyczy, a także otrzymać własny unikalny numer. Dokładne wytyczne dotyczące faktury korygującej można znaleźć w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT.

Awaria KSeF – co robić? Procedury postępowania

Procedury awaryjne przewidziane przez Ministerstwo Finansów obejmują m.in. informowanie podatników o zaistniałej sytuacji oraz wskazanie alternatywnych sposobów wystawiania faktur. W takich przypadkach podatnicy mogą wystawiać faktury w formie elektronicznej lub korzystać z własnych systemów fakturowania z zachowaniem wszystkich wymogów formalnych.

Ważne jest, aby podatnicy pamiętali o obowiązku uzupełnienia złożonych danych w KSeF po wznowieniu jego działania oraz przestrzegali zasad dotyczących terminowego przesyłania faktur. Dokument należy przesłać do KSeF w terminie do 7 dni roboczych od przywrócenia platformy. Jeżeli użytkownik ma problem z dostępem do internetu, może wystawić fakturę w KSeF trybie offline. Taki dokument trzeba przesłać do systemu nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności platformy.

Jakie będą kary za niekorzystanie z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF wiąże się z karami, które mogą być nałożone za niekorzystanie lub nieprawidłowe korzystanie z platformy. Kary za naruszenia przepisów KSeF mogą obejmować:

• Do 100% wartości wykazanego podatku na fakturze wystawionej poza systemem.
  
• W przypadku braku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, kara wynosi do 18,7% całkowitej wartości należności.
  

Przedsiębiorcy mają obowiązek uregulować nałożone kary w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji administracyjnej. Warto jednak wspomnieć, że do końca 2026 roku trwać będzie okres przejściowy, co oznacza, że kary zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Jakie są korzyści z KSeF?

System KSeF oferuje następujące korzyści:

• przyspiesza proces zwrotu VAT,
  
• zwiększa bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu mechanizmów kontrolnych,
  
• zmniejsza ryzyko błędów i eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych,
  
• zapewnia bezpieczeństwo faktur i eliminuje ryzyko ich zgubienia,
  
• daje możliwość przechowywania faktur przez 10 lat w formie elektronicznej, co eliminuje potrzebę segregacji dokumentów,
  
• zapewnia bezpieczne przesyłanie i archiwizowanie faktur elektronicznych przez MŚP,
  
• E-faktury umożliwiają natychmiastowe przesyłanie dokumentów do kontrahentów, co przyspiesza procesy biznesowe,
  
• integracja KSeF z systemami ERP pozwala na automatyzację procesów zarządzania dokumentami finansowymi, co przyspiesza obieg faktur,
  
• zautomatyzowane procesy w systemach ERP zwiększają efektywność operacyjną, co pozwala firmom lepiej reagować na zmiany w przepisach,
  

Integracja KSeF z systemami ERP – czy będzie obowiązkowa?

Integracja Krajowego Systemu e-Faktur z systemami ERP jest kluczowa dla automatyzacji procesów księgowych. Wystawianie faktur w formacie XML przy użyciu zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego stanie się standardem, co pozwala na zachowanie zgodności z przepisami i uniknięcie kontroli podatkowych oraz nałożenia grzywien. Integracja z KSeF jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również usprawnieniem, które pozwala firmom lepiej zarządzać swoimi dokumentami finansowymi.

KSeF a faktury papierowe – czy zostaną w obiegu?

Obowiązkowe wystawianie e-Faktur oznacza stopniowe wycofywanie papierowych faktur. W styczniu 2027 roku całkowicie znikną one z obiegu prawnego.

Wprowadzenie KSeF ma na celu zmniejszenie zużycia papieru, co korzystnie wpłynie na środowisko. Papierowe faktury zostaną całkowicie zastąpione e-Fakturami. Przejście na elektroniczne fakturowanie oznacza nie tylko zmniejszenie kosztów związanych z drukowaniem i przechowywaniem papierowych dokumentów, ale również zwiększenie efektywności i przejrzystości procesów księgowych.