Wstęp do KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie informatyczne stworzone przez Ministerstwo Finansów, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane – czyli faktury elektroniczne w jednolitym, ustandaryzowanym formacie, co znacząco ułatwia ich przetwarzanie, archiwizację oraz kontrolę.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur przynosi szereg korzyści, takich jak automatyzacja procesów księgowych, szybsze rozliczenia oraz uproszczenie kontroli podatkowych związanych z VAT. KSeF pozwala także na lepszą ochronę przed błędami i nadużyciami, a ponadto staje się kluczowym elementem cyfryzacji polskiej gospodarki.

Kto będzie ustawowo wyłączony z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Wedle art 106ga ust 2 ustawy o VAT z obowiązku korzystania z KSeF zwolnieni będą:

• podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski;
  
• podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju i posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju. Miejsce to nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których została wystawiona faktura;
  
• podatnicy korzystający ze szczególnych procedur, takich jak: procedura nieunijna dotycząca niektórych usług, szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób oraz szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość importowanych towarów. Niektóre z tych wyłączeń wynikają z decyzji UE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Dodatkowo obowiązek e-Fakturowania nie będzie dotyczył wystawiania faktur:

• na rzecz nabywcy usług lub towarów, który jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
  
• w sytuacji odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub wykonywania usług, które określone są w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT. Chodzi konkretnie o takie usługi jak:

1. przejazd autostradą płatną udokumentowany biletem jednorazowym wystawionym przez podatników podatku od towarów i usług, którzy uprawnieni są do świadczenia takich usług;
   
2. przewóz osób na dowolną odległość: taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, kolejami normalnotorowymi, samolotami, promami i śmigłowcami. Przewozy te muszą być udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego wystawionymi przez podatników podatku od towarów i usług, którzy są uprawnieni do świadczenia takich usług;
   
3. usługi w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które naliczane są opłaty trasowe. Wyjątkiem są usługi objęte stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0% udokumentowane fakturami wystawionymi za miesięczne okresy przez CRCO – czyli Centralne Biuro Opłat Trasowych.

Faktury VAT RR

Faktury VAT RR to szczególny rodzaj dokumentów, które muszą być wystawiane w przypadku określonych dostaw towarów lub świadczenia usług w sektorze rolnym. Procedura VAT RR dotyczy transakcji, w których wartość sprzedaży przekracza ustalony próg, a nabywcą jest czynny podatnik VAT.

Wystawianie faktur VAT RR w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników realizujących takie transakcje, ale tylko jeżeli rolnik złoży w systemie oświadczenie, ze jest rolnikiem ryczałtowym. W przypadku braku takiego oświadczenia w KSeF (a tym samym niewskazania nabywcy jako uprawnionego do wystawiania faktur w KSeF) faktura VAT RR będzie mogła być wystawiona poza systemem.

Faktury papierowe

Faktury papierowe przez lata były podstawowym sposobem dokumentowania transakcji handlowych w Polsce. Jednak wraz z dynamicznym rozwojem cyfryzacji i wdrożeniem KSeF ich rola stopniowo maleje. Krajowy System e-Faktur promuje przejście na faktury ustrukturyzowane, które są wystawiane i przechowywane w formie elektronicznej.

Od stycznia 2027 roku faktury papierowe zostaną całkowicie wycofane z obrotu gospodarczego, a wszyscy przedsiębiorcy – niezależnie od wielkości firmy czy branży – będą zobowiązani do korzystania z faktur ustrukturyzowanych w KSeF. To oznacza, że tradycyjne faktury papierowe ustąpią miejsca nowoczesnym rozwiązaniom, które zapewniają większą efektywność i bezpieczeństwo obiegu dokumentów.

KSeF – od kiedy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkich?

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF dotyczyć będzie firm, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026. Wyjątkiem są mikrofirmy (z transakcjami do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), które zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.