Krajowy System e-Faktur a awaria – najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku dla podmiotów, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych przedsiębiorców (choć nie wszystkich – najmniejsze działalności z transakcjami do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027).

Wprowadzenie ujednoliconego systemu fakturowania wciąż budzi pewne wątpliwości. Jedną z największych jest ewentualna awaria systemu. Według Ministerstwa Finansów w takim przypadku przedsiębiorcy będą wystawiać faktury w wersji elektronicznej. Gdy problem zostanie naprawiony, wystawca faktury będzie zobowiązany do jej przesłania do KSeF. Moment jej przesłania do systemu jest kluczowy dla uznania faktury za wystawioną. Po poprawnym przesłaniu podatnik otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru faktury.

Wszystkie faktury wystawione w czasie awarii należy przesłać w terminie do 7 dni od momentu przywrócenia platformy. Jeżeli podatnik nie wywiąże się z tego obowiązku, organ podatkowy będzie mógł nałożyć na niego kary pieniężne za nieterminowe przesłanie faktur do KSeF. Kary nie będą stosowane w pierwszym okresie obowiązywania KSeF, czyli do końca 2026 roku.

Informacje o awarii KSeF – gdzie je znajdziemy?

Podatnicy znajdą informację o awarii na stronie z Biuletynem Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Oprócz tego dostępny będzie też specjalny, niezależny od KseF interfejs, który poinformuje o ewentualnej awarii. Interfejs ten będzie można zintegrować z używanym programem księgowym, aby automatycznie sprawdzać status systemu – pozwoli to uzyskać natychmiastową informację o zakończeniu awarii.

Awaria KSeF a wzór faktury

Według wskazówek resortu w czasie awarii podatnik będzie stosował taki sam wzór faktury jak podczas normalnego użytkowania KSeF. Wypełniony szablon (faktura elektroniczna) razem z datą wystawienia faktury w polu P_1 będzie traktowany jako pełnoprawny dokument handlowy, który musi zostać przekazany do nabywcy. Przesłanie takiej faktury do KseF będzie miało charakter jedynie uzupełniający. Na dokumencie znajdzie się wówczas numer KSeF z uwzględnieniem daty określonej przez podatnika.

Przesyłanie faktur podczas awarii KSeF

W przypadku, gdy dojdzie do awarii Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik wystawia faktury zgodnie z obowiązującym wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Wystawione w tym czasie faktury elektroniczne należy przekazać nabywcy w sposób uzgodniony indywidualnie, z pominięciem systemu KSeF. Oznacza to, że podatnik wystawia faktury i udostępnia je nabywcy np. e-mailem lub w inny uzgodniony sposób, zapewniając ciągłość obrotu gospodarczego.

Ważne jest, aby każda faktura wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur podczas awarii była odpowiednio oznaczona – powinna zawierać kod umożliwiający jej jednoznaczną identyfikację. Dopiero po przesłaniu do KSeF faktury otrzymają swój unikalny numer identyfikacyjny, co jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia podatkowego. Dzięki temu zarówno podatnik, jak i nabywcy będą mieli pewność, że wszystkie transakcje zostały prawidłowo udokumentowane, nawet jeśli wystąpiła czasowa niedostępność Krajowego Systemu e-Faktur.

Data wskazana w fakturze a awaria KSeF

Podczas awarii Krajowego Systemu e-Faktur podatnik wystawia faktury, wskazując na nich datę zgodną ze stanem faktycznym. To właśnie ta data widnieje na dokumencie jako data jej wystawienia. Dla nabywcy to również istotna informacja, ponieważ data otrzymania faktury to dzień, w którym faktycznie otrzymał on dokument od sprzedawcy.

W sytuacji, gdy nabywca otrzyma fakturę po wprowadzeniu jej do Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania uznaje się dzień, w którym KSeF nada fakturze unikalny numer identyfikacyjny. Jeżeli więc faktura zostanie wprowadzona do KSeF 1 lutego, a trafi do nabywcy 2 lub 3 lutego, datą otrzymania będzie i tak pierwszy dzień lutego.

Bezpieczeństwo KSeF w kontekście awarii

Bezpieczeństwo Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najszerzej omawianym aspektów jego funkcjonowania, szczególnie w kontekście potencjalnych awarii. Ministerstwo Finansów, mając na uwadze obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz ciągłość obiegu faktur elektronicznych, wdrożyło szereg rozwiązań, które mają na celu minimalizowanie ryzyka przerw w działaniu systemu.

Ministerstwo Finansów oraz administratorzy KSeF stale monitorują jego działanie, wykorzystując zaawansowane mechanizmy kontroli i systemy alarmowe, które pozwalają na szybkie wykrywanie oraz usuwanie ewentualnych awarii. Dodatkowo Krajowy System e-Faktur wyposażony jest w funkcje umożliwiające podatnikom wystawianie faktur ustrukturyzowanych w trybie awaryjnym, co pozwoli ograniczyć ryzyko utraty danych i opóźnień w rozliczeniach.

W wypadku trudności związanych z siecią transmisyjną czy słabym łączem internetowym skorzystać można z trybu offline24. Dotyczące go zasady wypisywania dat czy wzoru faktury są tożsame z regułami obejmującymi sytuacje całkowitej niedostępności KSeF.