KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Na wstępie warto przypomnieć, że obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie 1 lipca 2024. Wtedy to większość firm będzie musiała wystawiać e-Faktury przez rządową platformę. Od 1 stycznia 2025 KSeF obejmie też przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.

System KSeF – ile będzie kosztował?

Dobra informacja jest taka, że sam w sobie KSeF będzie darmowy. Co więcej, już teraz można go sprawdzić bez żadnych kosztów - wystarczy wejść na stronę rządową i ściągnąć Aplikację Podatnika KSeF.

Czy to oznacza brak kosztów po stronie przedsiębiorcy? Niestety nie. Wdrożenie e-Faktury i KSeF będzie wymagało pewnego nakładu finansowego. Oto najważniejsze wydatki, z którymi muszą się liczyć właściciele biznesów:

• przeszkolenie pracowników z obsługi Krajowego Systemu e-Faktur;
• koszty korzystania z zewnętrznego oprogramowania biznesowego kompatybilnego z KSeF (m.in. oprogramowanie księgowe);
• koszty wynikające z korzystania z doradztwa zewnętrznych firm księgowych podczas wdrażania systemu.

Całkowity koszt jest zależny od kilku zmiennych (np. konkretnego dostawcy i rozmiaru biznesu), przez co trudno go dokładnie oszacować. Przyjmuje się jednak, że w małych i średnich firmach powinien wynieść on od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

e-Faktury, KSeF a oszczędności dla firm

Długofalowo Krajowy System e-Faktur powinien przynieść firmom spore oszczędności. System ma ułatwić i przyspieszyć procesy księgowe, co pozwoli zaoszczędzić dużo czasu. Ten zaś można spożytkować w innych obszarach, aby dalej rozwijać przedsiębiorstwo.

KSeF oznacza też większe bezpieczeństwo w obrocie dokumentów księgowych. Zunifikowany format e-Faktury ma ograniczyć (lub wręcz uniemożliwić) działalność oszustów podatkowych. Innymi słowy, takie praktyki jak karuzela VAT najpewniej odejdą wkrótce w zapomnienie. Korzystanie z KSeF zminimalizuje więc ryzyko utraty poważnych kwot w wyniku działania przestępców podatkowych. Nie bez znaczenia w kontekście oszczędności jest też szybszy zwrot podatku VAT – 40 z 60 dotychczasowych dni. Ponadto dzięki KSeF podatnik zyska pewność, że faktura zawsze dotrze do kontrahenta na czas – to z kolei ułatwi planowanie budżetu.