Wprowadzenie do KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, które ma zrewolucjonizować sposób wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych przez przedsiębiorców. Zadaniem KSeF jest usprawnienie obiegu faktur, zwiększenie bezpieczeństwa transakcji oraz uproszczenie rozliczeń podatkowych. Dzięki centralizacji procesu wystawiania faktur przedsiębiorcy zyskają również większą kontrolę nad dokumentacją i będą mogą szybciej reagować na ewentualne nieprawidłowości.

Wdrożenie KSeF wiąże się z koniecznością poniesienia określonych wydatków, takich jak zakup lub aktualizacja oprogramowania, szkolenia pracowników czy dostosowanie procesów księgowych. Dobra wiadomość jest taka, że wydatki te mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu, co oznacza, że przedsiębiorca może je odliczyć od podstawy opodatkowania. W praktyce wdrożenie KSeF to nie tylko spełnienie nowego obowiązku, ale także szansa na uporządkowanie obiegu dokumentów i optymalizację kosztów podatkowych.

KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców KSeF wejdzie w życie 1 kwietnia 2026. Wyjątkiem są mikrofirmy (z transakcjami do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – one zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

System KSeF – ile będzie kosztował?

Dobra informacja jest taka, że sam w sobie KSeF będzie darmowy. Co więcej, już teraz można go sprawdzić bez żadnych kosztów - wystarczy wejść na stronę rządową i ściągnąć Aplikację Podatnika KSeF.

Czy to oznacza brak kosztów po stronie przedsiębiorcy? Niestety nie. Wdrożenie e-Faktury i KSeF będzie wymagało pewnego nakładu finansowego. Oto najważniejsze wydatki, z którymi muszą się liczyć właściciele biznesów:

• przeszkolenie pracowników z obsługi Krajowego Systemu e-Faktur;
  
• koszty korzystania z zewnętrznego oprogramowania biznesowego kompatybilnego z KSeF (m.in. oprogramowanie księgowe);
  
• koszty wynikające z korzystania z doradztwa zewnętrznych firm księgowych podczas wdrażania systemu.

Koszty wdrożenia KSeF obejmują koszty związane z zakupem oprogramowania, szkoleniami oraz konsultacjami podatkowymi. Każdy dany wydatek i wydatek poniesiony na wdrożenie KSeF powinien być udokumentowany zgodnie z przepisami prawa i w rozumieniu ustawy może być uznany za koszt podatkowy. Całkowity koszt jest zależny od kilku zmiennych (np. konkretnego dostawcy i rozmiaru biznesu), przez co trudno go dokładnie oszacować. Przyjmuje się jednak, że w małych i średnich firmach powinien wynieść on od kilkuset do kilku tysięcy złotych.

Koszty wdrożenia KSeF są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów i prawidłowego prowadzenia działalności gospodarczej. Szczegółowych informacji na temat wdrożenia KSeF można szukać na stronach Ministerstwa Finansów oraz w ramach konsultacji podatkowych.

Koszty uzyskania przychodu a KSeF

Koszty uzyskania przychodu to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W kontekście wdrożenia KSeF do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć m.in. wydatki na zakup lub aktualizację systemów informatycznych, wdrożenie nowych rozwiązań do obsługi faktur KSeF, a także koszty szkoleń pracowników czy konsultacji z ekspertami. Ważne jest, aby poniesione wydatki były bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i służyły uzyskaniu przychodu lub zabezpieczeniu jego źródła.

Aby prawidłowo rozliczyć te wydatki w podatku dochodowym, należy je odpowiednio udokumentować – na przykład poprzez faktury, umowy czy potwierdzenia przelewów. Warto pamiętać, że koszty uzyskania przychodu związane z wdrożeniem KSeF mogą być rozliczane zarówno jednorazowo, jak i w formie odpisów amortyzacyjnych, w zależności od charakteru poniesionych wydatków. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zoptymalizować swoje rozliczenia podatkowe i zmniejszyć obciążenia związane z wdrożeniem nowych obowiązków.

e-Faktury, KSeF a oszczędności dla firm

Długofalowo Krajowy System e-Faktur powinien przynieść firmom spore oszczędności. System ma ułatwić i przyspieszyć procesy księgowe, co pozwoli zaoszczędzić dużo czasu. Ten zaś można spożytkować w innych obszarach, aby dalej rozwijać przedsiębiorstwo.

Wystawianie faktur w KSeF odbywa się w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowe przekazanie faktury i szybsze uzyskanie przychodów. KSeF oznacza też większe bezpieczeństwo w obrocie dokumentów księgowych. Zunifikowany format e-Faktury ma ograniczyć (lub wręcz uniemożliwić) działalność oszustów podatkowych. Innymi słowy, takie praktyki jak karuzela VAT najpewniej odejdą wkrótce w zapomnienie. Korzystanie z KSeF zminimalizuje więc ryzyko utraty poważnych kwot w wyniku działania przestępców podatkowych.

Nie bez znaczenia w kontekście oszczędności jest też szybszy zwrot podatku VAT – 40 z 60 dotychczasowych dni. Ponadto dzięki KSeF podatnik zyska pewność, że faktura zawsze dotrze do kontrahenta na czas – to z kolei ułatwi planowanie budżetu.

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to ważny krok dla każdego przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą. Nowy system nie tylko usprawnia obieg faktur i rozliczenia podatkowe, ale także pozwala na lepszą kontrolę nad kosztami uzyskania przychodu. Wydatki poniesione na wdrożenie KSeF mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, co przekłada się na realne korzyści podatkowe i optymalizację budżetu firmy. KSeF to nie tylko obowiązek, ale i szansa na rozwój oraz uporządkowanie finansów w działalności gospodarczej.