Wprowadzenie do faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane to nowoczesny standard dokumentów, który już w 2026 roku stanie się podstawą rozliczeń w polskich firmach. Wprowadzenie przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur ma na celu nie tylko ujednolicenie formy faktur, ale także zwiększenie bezpieczeństwa i przejrzystości obrotu gospodarczego.

Faktury ustrukturyzowane są wystawiane w formacie xml, co pozwala na automatyczne przetwarzanie danych przez systemy informatyczne oraz eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania informacji. Każda faktura ustrukturyzowana zawiera wszystkie wymagane prawem elementy, takie jak dane sprzedawcy i nabywcy, numer faktury, datę wystawienia faktury czy kwotę podatku VAT. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dokumenty są zgodne z aktualnymi przepisami i gotowe do przesłania za pośrednictwem KSeF. Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych to krok w stronę pełnej cyfryzacji rozliczeń i uproszczenia codziennej pracy w firmach.

Jak KSeF zmieni fakturowanie?

Krajowy system e-Faktur całkiem zmieni proces fakturowania w polskich przedsiębiorstwach. Wygląda na to, że będą to zmiany na lepsze. Rządowa platforma ma m.in. uprościć obieg dokumentów, skrócić oczekiwanie na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni) oraz udaremnić próby oszustw w rodzaju karuzeli VAT czy wystawiania pustych faktur. A to tylko niektóre z korzyści wynikających z nowego standardu.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w 2026 roku

Obecnie dla przedsiębiorców dostępne są trzy sposoby fakturowania:

• tradycyjne faktury papierowe;
  
• faktury elektroniczne (np. w formacie pdf);
  
• faktury ustrukturyzowane wystawiane poprzez KSeF;
  

Podatnicy mogą dowolnie wybierać spośród nich, a nawet je ze sobą łączyć. Dwa pierwsze sposoby są dobrze wszystkim znane i nie wymagają wyjaśnienia. Przyjrzyjmy się więc, jak będzie wyglądać wystawianie e-Faktur w KSeF w 2026 roku.

System KSeF umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych z dowolnego miejsca, zarówno za pośrednictwem KSeF poprzez integrację API, jak i po zalogowaniu do aplikacji Podatnika KSeF. Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, konieczne jest wypełnienie wszystkich pól obligatoryjnych, takich jak NIP czy data. Faktura ustrukturyzowana wystawiona za pośrednictwem KSeF jest automatycznie rejestrowana w systemie, co zapewnia bezpieczeństwo i poprawność dokumentacji.

KSeF 2026 – kto może z niego korzystać?

Wedle przepisów zawartych w art. 106nb Ustawy o VAT z KSeF mogą korzystać podmioty uprawnione pierwotnie oraz podmioty z nadanymi uprawnieniami. Obowiązki w zakresie KSeF dotyczą zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw, a wdrożenie systemu wpływa na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, poprawiając efektywność i bezpieczeństwo procesów finansowych. Użytkowanie krajowego systemu e-Faktur jest regulowane przepisami prawa i obejmuje szeroki zakres podmiotów.

Do pierwszej grupy należą:

• podatnicy VAT;
  
• organy podatkowe określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym;
  
• komornicy sądowi, którzy wykonują czynności egzekucyjne.
  

W drugiej grupie znajdują się podmioty, które otrzymały uprawnienia od pierwotnych użytkowników KSeF. Zaliczają się do nich:

• podmioty wskazane przez podatników;
  
• osoby fizyczne wskazane przez komorników i organy egzekucyjne;
  
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do pracy z KseF, którym podatnik, komornik lub organ egzekucyjny nadał uprawnienia do korzystania z platformy.
  
• inne podmiot wskazane przez osoby fizyczne pracujące z KSeF, pod warunkiem że prawo do wskazywania drugiego podmiotu wynika z uprawnień nadanym owym osobom fizycznym.
  

Faktury ustrukturyzowane 2026 – jak uzyskać dostęp do KSeF

Każdy podatnik automatycznie zyskuje prawo do korzystania z KSeF - dostęp do platformy wymaga jednak uwierzytelnienia w systemie. Wzory faktur ustrukturyzowanych są dostępne na platformie ePUAP, gdzie można znaleźć oficjalne wzory dokumentów elektronicznych związanych z KSeF. Podatnik będący osobą fizyczną może tego dokonać poprzez podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny z numerem NIP lub PESEL. Jest też możliwość zgłoszenia odcisku palca podpisu poprzez zawiadomienie ZAW_FA w celu przypisania podpisu do konkretnego podatnika.

Inaczej sytuacja wygląda z osobami prawnymi oraz jednostkami, które nie posiadają osobowości prawnej. Mogą one uwierzytelnić się wyłącznie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest wymagana do uwierzytelniania osób prawnych w systemie KSeF, zapewniając integralność i pochodzenie dokumentów firmowych. Z kolei podatnik niebędący osobą fizyczną w celu uwierzytelnienia musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z platformy w jego imieniu. Może tego dokonać za pośrednictwem formularza ZAW-FA.

Podatnik nieposiadający podpisu musi w celu uwierzytelnienia zgłosić formularz ZAW-FA w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozlicza VAT. Tym sposobem można zgłosić tylko jedną osobę, która będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia.

Kto nie może korzystać z systemu uwierzytelniania w KSeF?

• członkowie grupy VAT
  
• samorządowe jednostki budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie, samorządowe zakłady budżetowe.
  

e-Faktury w KSeF – jak je wystawiać

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) wystawiane są w KSeF w zunifikowanym formacie xml z przydzielonym numerem identyfikującym nadawanym w momencie przesłania dokumentu.

Datą wystawienia faktury jest dzień jej przesłania do KSeF, a fakturę uznaje się za wystawioną w dniu przydzielenia numeru identyfikującego przez system. Data otrzymania faktury przez nabywcę jest kluczowa dla rozliczeń podatkowych, zwłaszcza przy ustalaniu okresu rozliczeniowego. Odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz wystawianie faktury ustrukturyzowanej w KSeF odbywa się w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastowy dostęp do dokumentów i automatyzację procesów księgowych. Warto zaznaczyć, że e-faktura w KSeF to faktura ustrukturyzowana w formacie xml, natomiast faktura elektroniczna to szersze pojęcie obejmujące różne formaty elektroniczne, niekoniecznie zgodne z KSeF.

Podatnik może generować e-Fakturę przy użyciu systemów finansowo księgowych, o ile zostały dostosowane do pracy z platformą. Może też skorzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, która umożliwia m.in. wystawianie, odbiór i przegląd e-Faktur, zarządzanie uprawnieniami, pobieranie UPO KSeF oraz podgląd faktur bez logowania.

Osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność mogą skorzystać z aplikacji e-mikrofirma dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. Za jej pomocą można powiązać istniejące konto z KSeF, wystawiać i odbierać faktury z platformy oraz przenosić je do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych. Przedsiębiorcy powinni też sprawdzić, czy ich systemy informatyczne będą kompatybilne z nadchodzącym standardem (np. oprogramowanie medyczne w przypadku lekarzy prowadzących prywatne gabinety).

Faktury korygujące w KSeF

W przypadku wykrycia błędów lub konieczności zmiany danych na fakturze KSeF przewiduje wystawianie faktur korygujących. W Krajowym Systemie e-Faktur nie ma już możliwości stosowania not korygujących – wszelkie poprawki muszą być wprowadzone poprzez wystawienie nowej faktury korygującej w KSeF.

Oznacza to, że nabywca nie może samodzielnie poprawiać nawet drobnych pomyłek na fakturze; każda zmiana wymaga formalnej korekty przez sprzedawcę. Dzięki temu proces korygowania faktur staje się bardziej przejrzysty i uporządkowany, a wszystkie dokumenty są dostępne w jednym miejscu. Warto pamiętać, że faktura korygująca powinna zawierać odniesienie do faktury pierwotnej oraz dokładny opis przyczyny korekty, co ułatwia kontrolę i ewidencję rozliczeń.

Jak odbierać e-Faktury?

Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w momencie nadania jej numeru przez system KSeF. Dopiero wtedy powstaje prawo do odliczenia podatku. Aby pobrać e-Fakturę, należy zalogować się na swoje konto w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie jest to jednak jedyna metoda - jeżeli firma posiada oprogramowanie dostosowane do obsługi KSeF, można pobierać faktury za jego pośrednictwem. E-Faktura jest wówczas automatycznie konwertowana na dokument, który można przesłać bezpośrednio do księgowości.

Przechowywanie e-Faktur

Wedle art.112aa ust. 1 Ustawy o VAT, e-faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Okres przechowywania faktur w KSeF jest powiązany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego – dokumenty należy archiwizować co najmniej do upływu tego terminu. Zwalnia to podatników z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur oraz ułatwia fiskusowi natychmiastowy dostęp do dokumentacji w czasie kontroli skarbowych. Jeżeli po 10 latach zobowiązanie podatkowe się nie przedawniło, wówczas obowiązek przechowywania e-Faktur przechodzi na podatników do czasu upływu terminu przedawnienia owego zobowiązania.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów KSeF

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF wiąże się również z odpowiedzialnością za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Od 1 stycznia 2027 roku naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć kary pieniężne na podatników, którzy wystawią faktury poza KSeF mimo obowiązku korzystania z systemu. Sankcje mają na celu zdyscyplinowanie przedsiębiorców i zapewnienie pełnej transparentności obrotu gospodarczego. Już teraz warto zadbać o dostosowanie procesów w firmie do wymogów KSeF. by uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji w przyszłości.

Plusy korzystania z KSeF

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przynosi przedsiębiorcom szereg wymiernych korzyści. Przede wszystkim faktury ustrukturyzowane są przechowywane w KSeF przez 10 lat, co zwalnia podatników z obowiązku samodzielnej archiwizacji dokumentów. System zapewnia także bezpieczeństwo danych i eliminuje ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktur.

Standaryzacja formatu xml umożliwia automatyzację procesów księgowych i szybsze przetwarzanie dokumentów, co przekłada się na sprawniejsze rozliczenia między firmami. Ponadto korzystanie z faktur ustrukturyzowanych może skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, a także ułatwia kontrolę i ewidencję rozliczeń podatkowych. Wszystko to sprawia, że wdrożenie KSeF to realna oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców.