KSeF - od kiedy będzie obowiązkowy

Krajowy system e-Faktur całkiem zmieni proces fakturowania w polskich przedsiębiorstwach. Wygląda na to, że będą to zmiany na lepsze. Rządowa platforma ma m.in. uprościć obieg dokumentów, skrócić oczekiwanie na zwrot podatku VAT (z 60 do 40 dni) oraz udaremnić próby oszustw w rodzaju karuzeli VAT czy wystawiania pustych faktur. A to tylko niektóre z korzyści wynikających z nowego standardu.

Obecnie użytkowanie platformy jest dobrowolne, zaś od 1 lipca 2024 r. stanie się obligatoryjne dla każdego podatnika w Polsce. Wyjątkiem będą faktury dla konsumentów, zaś podatnicy zwolnieni podmiotowo z VAT poczekają na KSeF do 1 stycznia 2025 r.

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w 2023 r.

Obecnie dla przedsiębiorców dostępne są trzy sposoby fakturowania:

• tradycyjne faktury papierowe;
• faktury elektroniczne (np. w formacie pdf);
• faktury ustrukturyzowane wystawiane poprzez KSeF;

Podatnicy mogą dowolnie wybierać spośród nich, a nawet je ze sobą łączyć. Dwa pierwsze sposoby są dobrze wszystkim znane i nie wymagają wyjaśnienia. Przyjrzyjmy się więc jak wygląda korzystanie z KSeF w 2023 r.

KSeF 2023 - kto może z niego korzystać

Wedle przepisów zawartych w art. 106nb Ustawy o VAT z KSeF mogą korzystać podmioty uprawnione pierwotnie oraz podmioty z nadanymi uprawnieniami. Do pierwszej grupy należą:

• podatnicy VAT;
• organy podatkowe określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym;
• komornicy sądowi, którzy wykonują czynności egzekucyjne.

W drugiej grupie znajdują się podmioty, które otrzymały uprawnienia od pierwotnych użytkowników KSeF. Zaliczają się do nich:

• podmioty wskazane przez podatników;
• osoby fizyczne wskazane przez komorników i organy egzekucyjne;
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do pracy z KseF, którym podatnik, komornik lub organ egzekucyjny nadał uprawnienia do korzystania z platformy.
• inne podmiot wskazane przez osoby fizyczne pracujące z KSeF, pod warunkiem że prawo do wskazywania drugiego podmiotu wynika z uprawnień nadanym owym osobom fizycznym.

Faktury ustrukturyzowane 2023 - jak uzyskać dostęp do KSeF

Każdy podatnik automatycznie zyskuje prawo do korzystania z KSeF - dostęp do platformy wymaga jednak uwierzytelnienia w systemie. Podatnik będący osobą fizyczną może tego dokonać poprzez podpis zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny z numerem NIP lub PESEL. Jest też możliwość zgłoszenia odcisku palca podpisu poprzez zawiadomienie ZAW_FA w celu przypisania podpisu do konkretnego podatnika.

Inaczej sytuacja wygląda z osobami prawnymi oraz jednostkami, które nie posiadają osobowości prawnej. Mogą one uwierzytelnić się wyłącznie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną z numerem NIP. Z kolei podatnik niebędący osobą fizyczną w celu uwierzytelnienia musi wskazać osobę fizyczną uprawnioną do korzystania z platformy w jego imieniu. Może tego dokonać za pośrednictwem formularza ZAW-FA.

Podatnik nieposiadający podpisu musi w celu uwierzytelnienia zgłosić formularz ZAW-FA w formie papierowej do urzędu skarbowego, w którym rozlicza VAT. Tym sposobem można zgłosić tylko jedną osobę, która będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia.

Kto nie może korzystać z systemu uwierzytelniania w KSeF?

• członkowie grupy VAT
• samorządowe jednostki budżetowe, urzędy gminy, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie, samorządowe zakłady budżetowe.

e-Faktury w KSeF - jak je wystawiać

Faktury ustrukturyzowane (e-Faktury) wystawiane są w KSeF w zunifikowanym formacie xml z przydzielonym numerem identyfikującym. Dokument taki jest uznany za wystawiony po wysłaniu do KSeF i uzyskaniu numeru identyfikacyjnego. Podatnik może generować e-Fakturę przy użyciu systemów finansowo księgowych, o ile zostały dostosowane do pracy z platformą. Może też skorzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, która umożliwia m.in. wystawianie, odbiór i przegląd e-Faktur, zarządzanie uprawnieniami, pobieranie UPO KSeF oraz podgląd faktur bez logowania.

Osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność mogą skorzystać z aplikacji e-mikrofirma dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. Za jej pomocą można powiązać istniejące konto z KSeF, wystawiać i odbierać faktury z platformy oraz przenosić je do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych. Przedsiębiorcy powinni też sprawdzić, czy ich systemy informatyczne będą kompatybilne z nadchodzącym standardem (np. oprogramowanie medyczne w przypadku lekarzy prowadzących prywatne gabinety).

Odbieranie faktur elektronicznych

Do końca czerwca 2024 r. faktury ustrukturyzowane mogą być dostarczane w formie papierowej, e-mailem w postaci elektronicznej oraz przy użyciu KSeF (jeżeli podatnik wyraził na to zgodę). W tym ostatnim przypadku faktura otrzymana poprzez KSeF jest uznana za doręczoną w momencie otrzymania w systemie numeru identyfikacyjnego. Dopiero wtedy powstaje prawo do odliczenia podatku na podstawie otrzymanej faktury.

Przechowywanie e-Faktur

Wedle art.112aa ust. 1 Ustawy o VAT, e-faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat od końca roku, w którym je wystawiono. Zwalnia to podatników z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktu oraz ułatwia fiskusowi natychmiastowy dostęp do dokumentacji w czasie kontroli skarbowych. Jeżeli po 10 latach zobowiązanie podatkowe się nie przedawniło, wówczas obowiązek przechowywania e-Faktur przechodzi na podatników do czasu upływu terminu przedawnienia owego zobowiązania.