Wprowadzenie do zmian w fakturach

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko rewolucja technologiczna, ale także zmiana podejścia do daty wystawienia faktury. Nowe przepisy mają na celu ujednolicenie i usprawnienie procesu fakturowania, co przekłada się na większą przejrzystość i bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.

Szczególne znaczenie zyskują teraz daty wystawienia faktury, ponieważ to właśnie one decydują o momencie powstania obowiązku podatkowego. Przedsiębiorcy muszą zwracać uwagę na to, by datą wystawienia faktury była rzeczywista data przesłania dokumentu do KSeF, a nie data jej utworzenia w systemie księgowym. Prawidłowe określenie daty wystawienia ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych i uniknięcia ewentualnych sankcji. Warto więc dokładnie poznać nowe zasady i stosować je w codziennej praktyce.

Data wystawienia e-Faktury w KSeF

Według art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w momencie przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że data utworzenia faktury w zewnętrznym systemie nie jest równoznaczna z wystawieniem takiego dokumentu. W strukturze e-Faktury XML data określana jest w polu P_1, które musi być uzupełnione w momencie wysyłki dokumentu do KSeF. Wynika z tego, że data wystawienia faktury i data wytworzenia jej w systemie księgowym mogą być różne.

W przypadku usług rozliczanych okresowo, takich jak usługi ciągłe, stała obsługa prawna czy obsługa prawna i biurowa, kluczowe znaczenie ma chwila wystawienia faktury, która decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego. Dla usług o podobnym charakterze, rozliczanych w określonych okresach rozliczeniowych lub okresach rozliczeniowych, istotne jest wskazanie daty wykonania usługi lub miesiąca wykonania usługi na fakturze. W przypadku częściowego wykonania usługi, obowiązek podatkowy powstaje w odniesieniu do danej usługi z chwilą wystawienia faktury lub z datą wykonania usługi, w zależności od specyfiki wykonania usługi i ustalonego okresu rozliczeniowego.

Data sprzedaży na fakturze

Data sprzedaży na fakturze to jeden z najważniejszych elementów dokumentu, który wskazuje, kiedy faktycznie dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Ma to bezpośredni wpływ na powstanie obowiązku podatkowego, ponieważ to właśnie moment, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar, decyduje o tym, kiedy należy rozliczyć podatek VAT.

Jeśli data sprzedaży pokrywa się z datą wystawienia faktury, nie ma konieczności dodatkowego wskazywania daty sprzedaży na fakturze. Jednak w sytuacji, gdy data sprzedaży i data wystawienia faktury są różne, obowiązkowo należy umieścić na fakturze informację o dacie sprzedaży. Dzięki temu zarówno sprzedawca, jak i nabywca mają jasność co do momentu powstania obowiązku podatkowego oraz prawidłowego rozliczenia podatku. Prawidłowe wskazanie daty sprzedaży na fakturze jest więc niezbędne dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia nieporozumień podczas kontroli podatkowej.

Data wystawienia e-Faktury a data wydania UPO z KSeF

Należy pamiętać, że wysłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur nie zawsze oznacza, że faktura została wystawiona. Faktura ustrukturyzowana nabiera mocy prawnej dopiero wówczas, gdy uzyska specjalny numer identyfikujący ją w systemie KSeF. Jest on nadawany w momencie przetworzenia faktury. Potwierdzeniem nadania numeru identyfikacyjnego jest dokument UPO (urzędowe poświadczenie odbioru faktury). Uzyskanie UPO jest warunkiem, aby skutecznie wystawić fakturę w rozumieniu przepisów.

Odrzucenie e-Faktury w KSeF – co to oznacza?

W sytuacji, w której KSeF odrzuci fakturę np. w wyniku błędu, to taka faktura nie jest uznawana za wystawioną pomimo jej wysyłki do KSeF. Przedsiębiorca musi wówczas poprawić błędy i ponowić wysyłkę. W takim przypadku data wystawienia faktury jest tożsama z datą ponownego zlecenia wysyłki prawidłowego dokumentu, co potwierdza dokument UPO. W przypadku odrzucenia dokumentu należy ponownie wystawić faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby spełnić wymogi VAT i prawa podatkowego.

Wyjątki od zasad wystawiania faktur

Nie wszystkie transakcje podlegają tym samym zasadom wystawiania faktur. W przypadku niektórych branż, takich jak usługi telekomunikacyjne, usługi budowlane, dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, obowiązują szczególne regulacje dotyczące terminów wystawiania faktur. Dla tych usług fakturę należy wystawić w terminie późniejszym, często uzależnionym od ustalonych terminów płatności lub okresów rozliczeniowych.

Przykładowo, w przypadku dostaw energii elektrycznej cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, faktury mogą być wystawiane po zakończeniu okresu rozliczeniowego, a nie bezpośrednio po wykonaniu usługi. Podobnie jest w przypadku usług telekomunikacyjnych, gdzie fakturę wystawia się zgodnie z cyklem rozliczeniowym. Znajomość tych wyjątków pozwala uniknąć błędów i zapewnia prawidłowe rozliczenie podatku VAT w branżach o specyficznym charakterze świadczenia usług.

Data wystawienia e-Faktury a obowiązek podatkowy VAT

Wedle obowiązującej zasady e-Fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Jeżeli więc wysyłka faktury została zlecona w ostatnim dniu miesiąca i nie zostanie ona przyjęta (np. przez błąd w strukturze XML), może to oznaczać konsekwencje wynikające z wystawienia faktury po terminie.

W praktyce moment powstania obowiązku podatkowego VAT zależy od rodzaju transakcji. W przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, obowiązek podatkowy VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towaru lub wykonaniem usługi, a także zakończenia dostawy towarów. W przypadku otrzymania części zapłaty lub całości zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, obowiązek podatkowy powstaje już w momencie otrzymania tej części zapłaty, co wiąże się z koniecznością wystawienia faktury zaliczkowej lub faktur zaliczkowych.

Jeżeli podatnik nie wystawił faktury lub też wystawił ją z opóźnieniem to według art. 19a ust. 7 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminów wystawienia faktury, które są określone w art. 106i ust 3 i 4. Jeżeli termin nie został określony, wówczas obowiązek podatkowy powstaje w chwili upływu terminu płatności.

Data wystawienia faktury w KSeF wpływa zatem na moment powstania obowiązku podatkowego i nie zawsze jest jednoznaczna z datą utworzenia faktury w zewnętrznym systemie.

Księgowanie faktur z datą wystawienia

Prawidłowe księgowanie faktur z datą wystawienia jest kluczowe dla poprawności rozliczeń podatkowych i rachunkowych. Zgodnie z przepisami KSeF, faktury powinny być księgowane z datą wystawienia, niezależnie od tego, kiedy faktycznie nastąpiła sprzedaż lub wykonano usługę. Oznacza to, że nawet jeśli data sprzedaży i datą sprzedaży różnią się od daty wystawienia, to właśnie data wystawienia powinna być podstawą do ujęcia faktury w księgach rachunkowych. Takie podejście zapewnia spójność rozliczeń i ułatwia kontrolę nad dokumentacją księgową. Warto więc zwracać szczególną uwagę na datę wystawienia faktury podczas księgowania, aby uniknąć nieprawidłowości i ewentualnych problemów podczas kontroli podatkowej.

Błędy w datach wystawienia faktur

Błędy w datach wystawienia faktur mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych, w tym utraty prawa do odliczenia podatku VAT lub nałożenia sankcji przez organy podatkowe. Najczęściej spotykane pomyłki to niezgodność daty wystawienia faktury z rzeczywistą datą przesłania dokumentu do KSeF lub błędne wskazanie daty sprzedaży.

Weryfikacja daty wystawienia faktury przed jej wysłaniem do systemu oraz regularna kontrola poprawności daty w dokumentacji księgowej pozwalają uniknąć kosztownych błędów i zapewniają bezpieczeństwo podatkowe firmy. Prawidłowe określenie daty wystawienia faktury to podstawa rzetelnego prowadzenia działalności gospodarczej.