Data wystawienia e-Faktury w KSeF

Według art. 106na ust. 1 ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną w momencie przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że data utworzenia faktury w zewnętrznym systemie nie jest równoznaczna z wystawieniem takiego dokumentu. W strukturze e-Faktury XML data określana jest w polu P_1, które musi być uzupełnione w momencie wysyłki dokumentu do KSeF. Wynika z tego, że data wystawienia faktury i data wytworzenia jej w systemie księgowym mogą być różne.

Data wystawienia e-Faktury a data wydania UPO z KSeF

Należy pamiętać, że wysłanie faktury do Krajowego Systemu e-Faktur nie zawsze oznacza, że faktura została wystawiona. Faktura ustrukturyzowana nabiera mocy prawnej dopiero wówczas, gdy uzyska specjalny numer identyfikujący ją w systemie KSeF. Jest on nadawany w momencie przetworzenia faktury. Potwierdzeniem nadania numeru identyfikacyjnego jest dokument UPO (urzędowe poświadczenie odbioru faktury).

Odrzucenie e-Faktury w KSeF – co to oznacza?

W sytuacji, w której KSeF odrzuci fakturę np. w wyniku błędu, to taka faktura nie jest uznawana za wystawioną pomimo jej wysyłki do KSeF. Przedsiębiorca musi wówczas poprawić błędy i ponowić wysyłkę. W takim przypadku data wystawienia faktury jest tożsama z datą ponownego zlecenia wysyłki prawidłowego dokumentu, co potwierdza dokument UPO.

Data wystawienia e-Faktury a obowiązek podatkowy VAT

Wedle obowiązującej zasady e-Fakturę należy wystawić do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż. Jeżeli więc wysyłka faktury została zlecona w ostatnim dniu miesiąca i nie zostanie ona przyjęta (np. przez błąd w strukturze XML) może to oznaczać konsekwencje wynikające z wystawienia faktury po terminie.

Jeżeli podatnik nie wystawił faktury lub też wystawił ją z opóźnieniem to według art. 19a ust. 7 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w momencie upływu terminów wystawienia faktury, które są określone w art. 106i ust 3 i 4. Jeżeli termin nie został określony, wówczas obowiązek podatkowy powstaje w chwili upływu terminu płatności.

Data wystawienia faktury w KSeF wpływa zatem na moment powstania obowiązku podatkowego i nie zawsze jest jednoznaczna z datą utworzenia faktury w zewnętrznym systemie.