Aplikacja KSeF – premiera coraz bliżej

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wystartuje 1 lutego 2026, a to oznacza niewiele czasu na przygotowania. Przedsiębiorcy muszą przede wszystkim dostosować swoje oprogramowanie biznesowe do współpracy z rządową platformą.

Warto zwrócić uwagę, czy wybrane rozwiązanie oferuje pełną integrację z KSeF umożliwiającą automatyczne wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych zgodnych z wymaganiami Ministerstwa Finansów. System powinien zapewniać intuicyjne i proste w obsłudze funkcje, które ułatwią codzienną pracę zarówno początkującym, jak i zaawansowanym użytkownikom. Przy przesyłaniu faktur istotne jest, aby oprogramowanie pozwalało na wysyłanie dokumentów w formacie XML oraz automatyczne przypisanie numeru KSeF i rejestrację daty wystawienia. Należy też pamiętać, że treść faktur, w tym załączniki i kluczowe dane, musi być zgodna z wymaganiami KSeF, aby zapewnić prawidłowe dokumentowanie transakcji.

Krajowy System e-Faktur a oprogramowanie

Wybierając oprogramowanie do współpracy z Krajowym Systemem e-Faktur, przedsiębiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę na kilka kluczowych funkcjonalności.

Nowoczesne oprogramowanie powinno umożliwiać automatyczne przesyłanie faktur do KSeF oraz sprawne odbieranie faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów. Dzięki temu proces fakturowania staje się szybszy i bardziej przejrzysty, a przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwoju swojego biznesu, zamiast na żmudnych formalnościach. Warto również zwrócić uwagę na intuicyjność obsługi – system powinien być prosty w użyciu nawet dla osób bez specjalistycznej wiedzy księgowej. Dzięki temu wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w firmie przebiegnie sprawnie, a codzienne wystawianie i odbieranie e-Faktur nie będzie stanowiło wyzwania dla pracowników.

Bezpieczeństwo danych w KSeF – na co zwrócić uwagę?

Bezpieczeństwo danych to jeden z najważniejszych aspektów, na które powinien zwrócić uwagę każdy przedsiębiorca wdrażający Krajowy System e-Faktur w swojej firmie. Wybierając oprogramowanie do obsługi e-Faktur, warto sprawdzić, czy posiada ono odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa oraz czy spełnia wymogi ochrony danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Kluczowe jest, aby system umożliwiał szyfrowanie przesyłanych i przechowywanych faktur, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu do wrażliwych informacji.

Dodatkowym atutem jest funkcja automatycznego backupu, która pozwala na regularne tworzenie kopii zapasowych wszystkich dokumentów, w tym faktur elektronicznych. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że nawet w przypadku awarii technicznej dane nie zostaną utracone. Warto również zwrócić uwagę na możliwość integracji oprogramowania z innymi systemami finansowymi i księgowymi używanymi w firmie – to znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją i usprawnia procesy fakturowania. Nie bez znaczenia jest także wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę – doświadczenie w implementacji systemów oraz szybka pomoc w razie problemów to gwarancja bezpieczeństwa i stabilności działania systemu w codziennej pracy przedsiębiorcy.

Krajowy System e-Faktur – najważniejsze pytania do dostawcy software'u

Jeżeli od lat korzystasz z jednego produktu, to najpewniej wiesz, czego się spodziewać. Informacji jednak nigdy za wiele, zwłaszcza w tak kluczowym dla Twojego biznesu obszarze. Dzięki nim będziesz w stanie podjąć kluczową decyzję – pozostać przy obecnym produkcie czy może poszukać nowego?

W rozwiązaniu tego dylematu pomoże Ci lista pytań do dostawcy oprogramowania. Powinna być ona jak najbardziej szczegółowa i poruszać każdy istotny dla Ciebie temat. Poniżej przedstawiamy propozycję najważniejszych zagadnień, o które warto wypytać dostawcę.

• Które z dostępnych programów/modułów będą zintegrowane z KSeF do lutego 2026?
  
• Czy oprogramowanie wspiera w procesie wystawiania, odbierania i archiwizacji dokumentów w ramach KSeF? Jakie etapy procesu są automatyzowane?
  
• Czy system umożliwia obsługę różnych typów dokumentów, w tym dokumentów kosztowych oraz dokumentów dotyczących usług?
  
• Jakie funkcje wspierają pracę księgowego oraz czy możliwa jest integracja z biurem rachunkowym w zakresie obsługi dokumentów i raportów?
  
• Czy oprogramowanie pozwoli na tworzenie kopii zapasowych i zapewni łatwy dostęp do nich?
  
• Jak często będą pojawiać się aktualizacje oprogramowania?
  
• Czy dostawca zapewni materiały szkoleniowe i pomocnicze dla Ciebie i Twoich pracowników?
  
• Czy i kiedy zostanie udostępnione środowisko testowe/wersja demonstracyjna, która pozwoli przetestować nowe funkcje programu?
  
• Jak wygląda kwestia pomocy posprzedażowej? W jakich godzinach będzie czynna?
  
• Czy system umożliwi tworzenie spersonalizowanych raportów?
  
• Czy dane z KSeF (m.in. e-Faktury) będą dostępne z każdego miejsca (czyli w chmurze)?
  
• Jak dokładnie będzie wyglądał proces przetwarzania e-Faktur (ich wystawianie, odbiór i wysyłka) poprzez oprogramowanie?
  
• Jak system wspiera podatnika w realizacji obowiązku korzystania z KSeF? Czy są dostępne funkcje ułatwiające spełnienie wymogów prawnych?
  
• W jaki sposób oprogramowanie umożliwia obsługę klientów i przedsiębiorców w kontekście integracji z KSeF? Czy klient ma wpływ na nadawanie uprawnień i bezpieczeństwo danych?
  

To oczywiście jedynie propozycje. Każdy biznes jest inny, a tym samym różne są potrzeby i oczekiwania. Potraktuj więc tę listę jako punkt wyjścia do opracowania własnych pytań. Pamiętaj też, że czasu do obowiązkowego KSeF jest coraz mniej. Upewnij się więc, że Twoja firma będzie gotowa na nowy standard. Dobrym pomysłem jest skorzystanie już teraz z darmowego środowiska testowego dostępnego na stronie rządowej.