Wprowadzenie do KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które rewolucjonizuje sposób wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur przedsiębiorcy mogą korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów, co przekłada się na większą transparentność obrotu gospodarczego oraz uproszczenie rozliczeń podatkowych.

System e-Faktur KSeF zapewnia bezpieczeństwo, nienaruszalność danych oraz automatyzację procesów księgowych. Ministerstwo Finansów odpowiada za wdrożenie, rozwój i nadzór nad KSeF, dbając o to, aby spełniał on najwyższe standardy technologiczne i prawne. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to także szereg korzyści podatkowych, takich jak szybszy zwrot VAT czy uproszczone raportowanie.

Wprowadzenie w życie obowiązkowego KSeF wiąże się z koniecznością odpowiednich przygotowań i stanowi wyzwanie organizacyjne dla przedsiębiorców. Warto wykorzystać pozostały czas i przygotować swój biznes na nadchodzące zmiany. Dobrym pomysłem jest przetestowanie możliwości KSeF-u poprzez środowisko testowe. Jeżeli natomiast ciekawi Cię działanie systemu, w tym miejscu wyjaśniamy dokładnie, co to jest KSeF.

KSeF – obowiązkowy czy dobrowolny?

Krajowy System e-Faktur jest rozwiązaniem dobrowolnym, ale tylko do lutego 2026. Początkowo obejmie on największych przedsiębiorców, a od stycznia 2027 stanie się obowiązkowym standardem na terenie całej Polski dla każdego biznesu.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Ministerstwo Finansów przedstawiło szczegółowy harmonogram, według którego obowiązkowi KSeF podlegają różne grupy podatników w różnych terminach. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026. Wyjątkiem są mikrofirmy (z transakcjami do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) – one zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.

Oznacza to, że przedsiębiorcy o mniejszej skali działalności zyskają dodatkowy czas na przygotowanie się do nowych wymogów. Warto jednak już teraz zapoznać się z funkcjonalnościami Krajowego Systemu e-Faktur, by płynnie przejść do obowiązkowego korzystania z systemu KSeF w wyznaczonym terminie.

Kogo obowiązkowy KSeF obejmuje?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy szerokiego grona przedsiębiorców, jednak istnieją istotne wyjątki. Z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wyłączeni są podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski. Dodatkowo jeśli podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności w kraju, ale nie bierze udziału w dostawie towarów lub świadczeniu usług objętych fakturą, również nie musi korzystać z KSeF.

Wyłączenie dotyczy także tych, którzy korzystają ze szczególnych procedur unijnych dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach, a także wystawiających faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Poza tym obowiązek nie obejmuje przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach na podstawie art. 106s oraz podatników korzystających ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 (limit obrotu 200 tys. zł). Warto dokładnie przeanalizować, czy nasza działalność gospodarcza podlega obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF, by uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Działanie KSeF

Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, by maksymalnie uprościć i zautomatyzować proces wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wystawianie faktur odbywa się za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego, które generuje dokument w formacie XML zgodnym z krajowym standardem. Po przesłaniu faktury do systemu KSeF dokument jest automatycznie weryfikowany pod kątem zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Następnie system nadaje fakturze unikalny numer, a wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które potwierdza skuteczne przesłanie faktury. Odbiorca faktury może uzyskać do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie w systemie KSeF lub – w przypadku posiadania odpowiednich danych – skorzystać z dostępu anonimowego. Dzięki temu proces wystawiania faktur w KSeF jest szybki, bezpieczny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Rodzaje faktur w KSeF

W systemie KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane, które są elektronicznymi dokumentami w formacie XML zawierającymi ustandaryzowany zestaw danych wymaganych przez przepisy. Tego typu faktury są przechowywane w systemie KSeF i mogą być w każdej chwili pobrane przez nabywcę, co znacznie ułatwia zarządzanie dokumentacją księgową.

Oprócz tego w systemie KSeF istnieje możliwość wystawiania faktur konsumenckich, czyli dokumentów wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury zarówno dla firm, jak i dla klientów indywidualnych, korzystając z jednego, zintegrowanego systemu. Wystawianie faktur w systemie KSeF to gwarancja zgodności z przepisami oraz wygoda w codziennej działalności gospodarczej.

Strefa testowa KSeF 2.0

30 września zostanie udostępniona strefa testowa KSeF 2.0 . Środowisko testowe przystosowane jest do wysyłki plików zgodnych ze wzorem struktury logicznej e-Faktury. Udostępnione przez MF narzędzia informatyczne pozwolą sprawdzić jak działa e-Fakturowanie poprzez system KSeF, w tym:

• zastosować samodzielnie wygenerowane podpisy i pieczęcie;
  
• przekazać faktury do Krajowego Systemu e-Faktur poprzez udostępnione API;
  
• przeglądać, nadawać i odbierać uprawnienia do KSeF;
  

Co istotne, testowanie Krajowego Systemu e-Faktur jest darmowe, a wystawione w nim e-Faktury nie będą wywierały żadnych skutków prawnych - po pewnym czasie zostaną usunięte z systemu.

KSeF – aplikacja podatnika do wystawiania faktur

Aplikacja Podatnika KSeF to program testowy udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Dostęp do niego jest bezpłatny - wystarczy założyć konto na stronie resortu. Po zalogowaniu program umożliwia:

• korzystanie z KSeF podatnikom oraz podmiotom uprawnionym przez podatników;
  
• zarządzanie tokenami oraz uprawnieniami;
  
• wystawianie, odbieranie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
  

Program daje też możliwości bez konieczności logowania:

• podgląd e-Faktur;
  
• anonimowy dostęp do e-Faktur po wskazaniu ich konkretnych cech;
  
• weryfikacja statusu wysyłki e-Faktur;
  
• pobieranie UPO w KSeF.
  

Aplikacja e-Mikrofirma

Innym przydatnym narzędziem do testowania KSeF za darmo jest aplikacja e-Mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym. Daje ona takie możliwości jak:

• wystawianie e-Faktur w KSeF;
  
• odbieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, a następnie przenoszenie ich do ewidencji VAT bez potrzeby ręcznego przepisywania danych;
  
• powiązanie istniejącego konta z Krajowym Systemem e-Faktur.
  

Aplikacja mobilna KSeF

Warto wspomnieć też o aplikacji mobilnej KSeF, która umożliwia testowanie KSeF w dowolnym miejscu i czasie. Jest dostępna w Google Play i App Store. Dzięki niej wystawca faktury będzie mógł:

• wystawiać i odbierać e-Faktury;
  
• przekazywać dane niezbędne do wystawienie faktury poprzez udostępnienie kodu QR;
  
• weryfikacja e-Faktury przed wysyłką poprzez zeskanowanie kodu weryfikującego QR.
  

KSeF – ustawa

Po uzyskaniu derogacji UE Ministerstwo Finansów opracowało projekt ustawy, który wdroży obowiązkowy Krajowy System e-Faktur bazując na jego obecnych, fakultatywnych założeniach. Wszelkie zmiany na przestrzeni ostatnich miesięcy zostały wdrożone na bazie uwag ze strony organizacji przedsiębiorców, sektoru IT oraz księgowych i biegłych rewidentów. Wśród najważniejszych zmian w projekcie warto wyróżnić:

• wycofanie z KSeF faktur konsumenckich - będą one wystawiane w dowolnym formacie;
  
• faktury z kasy rejestrującej i paragony z NIP zostaną utrzymane poza KSeF do końca lipca 2026;
  
• likwidacja not korygujących.
  

Faktura ustrukturyzowana w Europie

W obrocie gospodarczym faktur elektronicznych przodują Włochy - tam obowiązkowe fakturowanie stosowane jest od 2019 roku. Polska i Francja przygotowują się do tego standardu, a Niemcy, Rumunia oraz inne państwa członkowskie rozważają wprowadzenie e-Faktury.

KSeF 2026 – co jeszcze warto wiedzieć

Na koniec warto przypomnieć najważniejsze korzyści podatkowe wynikające z wdrożenia KSeF:

• skrócony termin zwrotu VAT z 60 do 40 dni;
  
• uproszczone wystawianie i rozliczanie faktur
  
• wyłączenie z raportowania w JPK_FA oraz JPK_VAT RR
  
• brak obowiązku przechowywania faktur i wystawiania duplikatów
  
• ustandaryzowanie procesu fakturowania w Polsce.