Co to jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (lub też e-Faktura) oznacza fakturę elektroniczną wystawioną przy użyciu Krajowego systemu e-Faktur. Posiada ona ujednolicony format XML opracowany według przyjętego przez resort standardu. W praktyce oznacza to, że każda faktura wystawiona przez KSeF będzie automatycznie sprawdzana ze strukturą logiczną dostępną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Po pozytywnej weryfikacji dokument uzyska numer identyfikacyjny - dopiero wówczas faktura zostanie uznana w świetle prawa za wystawioną.

Choć brzmi to skomplikowanie, w praktyce KSeF ma uprościć życie przedsiębiorcom. Korzystanie z platformy ma być intuicyjne, a większość pracy system wykona samodzielnie. Co istotne, użytkownik będzie mógł sprawdzić fakturę przed wysyłką oraz swobodnie nadawać i odbierać uprawnienia do korzystania z rządowej platformy.

Faktura ustrukturyzowana a korzyści dla przedsiębiorców

Docelowo KSeF ma uszczelnić system podatkowy w Polsce. Oznacza to łatwiejszą weryfikację organów podatkowych przez fiskusa, a tym samym skuteczniejsze wykrywanie oszustw i nadużyć podatkowych.

Podatnicy natomiast skorzystają na szybszym zwrocie podatku VAT (40 zamiast 60 dni), braku konieczności przechowywania faktur oraz łatwiejszych procesach księgowych.

Faktura ustrukturyzowana - od kiedy będzie obowiązywać

Obecnie faktura ustrukturyzowana jest jedną z trzech dopuszczalnych metod dokumentowania sprzedaży, obok tradycyjnych faktur papierowych oraz elektronicznych dokumentów w formacie PDF. To się jednak zmieni od 1 lipca 2024 r. wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Wówczas e-Faktury staną się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce (m.in. lekarze, prawnicy oraz firmy z sektora handlowo-usługowego)

Faktura ustrukturyzowana wzór - jakie elementy są potrzebne

E-faktura a zwykła faktura elektroniczna

Pod względem wymaganych informacji e-Faktura nie różni się niczym od papierowej faktury VAT. Oznacza to, że powinna zawierać standardowe elementy określone w ustawie o VAT (numer faktury, data wystawienia, rodzaj transakcji itp.).

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Data wystawienia e-Faktury u sprzedawcy będzie równoznaczna z datą otrzymania jej u nabywcy. Z kolei data otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie datą wygenerowania dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jakie faktury wystawimy w KSeF

Oprócz standardowej faktury VAT KSeF umożliwi wystawienie też innych typów dokumentów sprzedaży. Oto rodzaje faktur ustrukturyzowanych obsługiwanych przez rządową platformę:

Faktury zaliczkowe

W transakcjach, w których wymagana jest faktura zaliczkowa, jej numer identyfikacyjny KSeF powinien znaleźć się na fakturze końcowej. Faktura zaliczkowa nie będzie jednak wymagana w przypadku otrzymania zaliczki z tytułu czynności opodatkowanej VAT w miesiącu dokonania czynności.

Faktury korygujące

KSeF umożliwi wystawienie faktury korygującej, w tym takich, które odnoszą się do faktur pierwotnych wystawionych przed 1 lipca 2024 r. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący oryginalny dokument - jest to potrzebne do powiązania obu faktur. Jeżeli faktura została wystawiona w czasie awarii, fakturę korygującą wystawimy dopiero po przesłaniu pierwotnego dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura VAT RR

Poprzez Krajowy System e-Faktur będzie też możliwe wystawienie faktur VAT RR KOREKTA oraz dokumentów potwierdzających zakup usług i produktów rolnych od rolników. Będzie to możliwe pod kilkoma warunkami:

• przed wystawieniem faktury RR VAT rolnik musi zostać uwierzytelniony w KSeF;
• konieczne jest złożenie oświadczenia, które potwierdzi, że rolnik jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z VAT;
• faktura VAT RR wymaga numeru NIP obu stron transakcji.

Faktury uproszczone i paragony

Według Ministerstwa Finansów, z KSeF wyłączone będą paragony za bilety kolejowe, lotnicze oraz za przejazdy autostradą. Faktury uproszczone i z kas fiskalnych pozostaną w obrocie gospodarczym do 31 grudnia 2024 r.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna - kogo będzie obowiązywać

Od 1 lipca 2024 e-Faktury będą obowiązywać przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Właściciele firm zwolnieni z podatku VAT zaczekają do 1 lipca 2024.