Co to jest faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana (lub też e-Faktura) oznacza fakturę elektroniczną wystawioną przy użyciu Krajowego systemu e-Faktur. Posiada ona ujednolicony format XML opracowany według przyjętego przez resort standardu.

W praktyce oznacza to, że każda faktura wystawiona przez KSeF będzie automatycznie sprawdzana ze strukturą logiczną dostępną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Struktura logiczna faktury określa wszystkie pola obligatoryjne, które muszą być wypełnione, w tym m.in. NIP sprzedawcy. Po pozytywnej weryfikacji dokument uzyska numer identyfikacyjny – dopiero wówczas faktura zostanie uznana w świetle prawa za wystawioną.

Choć brzmi to skomplikowanie, w praktyce KSeF ma uprościć życie przedsiębiorcom. Korzystanie z platformy ma być intuicyjne, a większość pracy system wykona samodzielnie. Co istotne, użytkownik będzie mógł sprawdzić fakturę przed wysyłką oraz swobodnie zarządzać uprawnieniami użytkowników, a także nadawać i odbierać uprawnienia do korzystania z rządowej platformy.

Faktura ustrukturyzowana a korzyści dla przedsiębiorców

Docelowo KSeF ma uszczelnić system podatkowy w Polsce. Oznacza to łatwiejszą weryfikację przedsiębiorców przez fiskusa, a tym samym skuteczniejsze wykrywanie oszustw i nadużyć podatkowych. System KSeF zapewnia również bezpieczeństwo i automatyzację procesu wystawiania faktur elektronicznych.

Dodatkowo podatnicy skorzystają na szybszym zwrocie podatku VAT (40 zamiast 60 dni), braku konieczności przechowywania faktur oraz łatwiejszych procesach księgowych. Wdrożenie systemu KSeF przynosi korzyści dla całego przedsiębiorstwa, usprawniając zarządzanie dokumentami i procesami księgowymi. Faktury elektroniczne wystawiane w systemie KSeF są uznawane za wystawione i otrzymane w czasie rzeczywistym, co przyspiesza rozliczenia podatkowe.

Obecnie faktura ustrukturyzowana jest jedną z trzech dopuszczalnych metod dokumentowania sprzedaży, obok tradycyjnych faktur papierowych oraz elektronicznych dokumentów w formacie PDF. To się jednak zmieni od 2 lutego 2026 wraz z wejściem w życie obowiązkowego KSeF. Od tej daty fakturę ustrukturyzowaną będzie można wystawić wyłącznie w systemie KSeF. Wówczas e-Faktury staną się obligatoryjne dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce (m.in. lekarze, prawnicy oraz firmy z sektora handlowo-usługowego).

Faktura ustrukturyzowana wzór – jakie elementy są potrzebne

E-faktura a zwykła faktura elektroniczna

Pod względem wymaganych informacji e-Faktura nie różni się niczym od papierowej faktury VAT, jednak w przypadku faktury ustrukturyzowanej po wejściu w życie obowiązku KSeF nie będzie już możliwości korzystania z formie papierowej. Dokument powinien zawierać standardowe elementy określone w ustawie o VAT (numer faktury, data wystawienia, rodzaj transakcji itp.).

Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej

Data wystawienia e-Faktury u sprzedawcy będzie równoznaczna z datą otrzymania jej u nabywcy. Datę otrzymania faktury ustrukturyzowanej określa się na podstawie dnia przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w systemie KSeF. W praktyce moment faktycznego otrzymania dokumentu przez nabywcę może się różnić od daty jej przesłania do systemu KSeF. Faktury uznaje się za otrzymane w dniu przydzielenia numeru identyfikującego.

Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?

Podatnik może wystawić fakturę ustrukturyzowaną wyłącznie w postaci elektronicznej za pośrednictwem KSeF. Wystawianie faktury ustrukturyzowanej odbywa się poprzez dedykowane oprogramowanie interfejsowe lub bezpośrednio na platformie, z wykorzystaniem podpisu elektronicznego oraz numeru identyfikującego tę fakturę.

W przypadku awarii systemu KSeF podatnik wystawia faktury poza systemem w postaci elektronicznej, zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Po zakończeniu awarii podatnik zobowiązany jest do przesłania faktur do do systemu KSeF.

Jakie faktury wystawimy w KSeF

Oprócz standardowej faktury VAT KSeF umożliwi wystawienie też innych typów dokumentów sprzedaży. Oto rodzaje faktur ustrukturyzowanych obsługiwanych przez rządową platformę:

Faktury zaliczkowe

W transakcjach, w których wymagana jest faktura zaliczkowa, jej numer identyfikacyjny KSeF powinien znaleźć się na fakturze końcowej. Faktura zaliczkowa nie będzie jednak wymagana w przypadku otrzymania zaliczki z tytułu czynności opodatkowanej VAT w miesiącu dokonania czynności.

Faktury korygujące

KSeF umożliwi wystawienie faktury korygującej. Powinna ona zawierać numer identyfikujący oryginalny dokument – jest to potrzebne do powiązania obu faktur. Jeżeli faktura została wystawiona w czasie awarii, fakturę korygującą wystawimy dopiero po przesłaniu pierwotnego dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur.

Faktura VAT RR

Poprzez Krajowy System e-Faktur będzie też możliwe wystawienie faktur VAT RR KOREKTA oraz dokumentów potwierdzających zakup usług i produktów rolnych od rolników. Będzie to możliwe pod kilkoma warunkami:

• przed wystawieniem faktury RR VAT rolnik musi zostać uwierzytelniony w KSeF;
  
• konieczne jest złożenie oświadczenia, które potwierdzi, że rolnik jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z VAT;
  
• faktura VAT RR wymaga numeru NIP obu stron transakcji.
  

Faktury uproszczone i paragony

Według Ministerstwa Finansów, z KSeF wyłączone będą paragony za bilety kolejowe, lotnicze oraz za przejazdy autostradą. Faktury uproszczone będą wystawiane z KSeF do paragonu z NIP do 450 zł.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych

Faktury ustrukturyzowane, które zostały wystawione i przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur, są automatycznie archiwizowane w systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym dana faktura została wystawiona. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą martwić się o fizyczne przechowywanie dokumentów czy ryzyko ich utraty – wszystkie e-Faktury są bezpiecznie przechowywane w centralnym repozytorium Krajowego Systemu e-Faktur.

Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF zapewnia nie tylko bezpieczeństwo, ale także szybki i wygodny dostęp do dokumentów w razie kontroli czy potrzeby weryfikacji danych. W przypadku wystąpienia awarii systemu lub innych problemów technicznych, podatnik powinien niezwłocznie zabezpieczyć faktury i przechowywać je w sposób zgodny z przepisami, aby zachować ciągłość dokumentacji i wywiązać się z obowiązków wobec organów podatkowych.

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych

Od 1 lutego 2026 roku wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT – zarówno czynnych, jak i zwolnionych. Niezastosowanie się do tego wymogu może skutkować nałożeniem kary pieniężnej przez naczelnika urzędu skarbowego.

Warto jednak pamiętać, że kary pieniężne za naruszenia przepisów o fakturach ustrukturyzowanych będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Przez pierwsze miesiące obowiązywać będzie tzw. okres przejściowy, w którym podatnicy mogą dostosować swoje systemy i procedury do nowych wymogów bez ryzyka sankcji finansowych. To czas na wdrożenie rozwiązań umożliwiających prawidłowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF i uniknięcie nieprzyjemnych konsekwencji w przyszłości.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna – kogo będzie obowiązywać

Od 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie firmy, których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 mln zł. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie 1 kwietnia 2026. Wyjątkiem są mikrofirmy (do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie), które zostaną objęte KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.