Ministerstwo Finansów przygotowało projekt zmian w zakresie JPK_V7 wynikające z przesunięcia obowiązkowego e-Fakturowania w KSeF.
Co to jest Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie. Za pośrednictwem systemu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.
KSeF - od kiedy obowiązkowy
KSeF: obowiązkowy czy dobrowolny? Po okresie fakultatywnym platforma ma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązkowe e-Fakturowanie wejdzie w życie:
- 1 lutego 2026 – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 – dla wszystkich przedsiębiorców.
Do czego służy Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;
- oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;
- otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;
- powiadamiania podmiotów o:
- dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę; przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
- dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem;
- braku możliwości wystawienia e-Faktur - w przypadku niedostępności KSeF;
- powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF.
Platforma KSeF - korzyści dla przedsiębiorców i cele projektu
Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak:
- krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni;
- Uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa;
- Koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej;
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat;
- mniej danych do wysyłania - podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych;
- brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury;
- standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie;
- pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy;
- mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur;
- automatyzacja procesów fakturowania;
- brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury;
- brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej.
Ksef a PEF - razem czy odrębnie
Wedle informacji zamieszczonej na stronie rządowej system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą funkcjonować odrębnie.
Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF
Docelowo Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty:
- przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
- przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
- podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.
Wdrożenie KSeF
Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.
W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.W osobnym artykule opisujemy na czym polega rejestrowanie faktur w KSeF.
System KSeF – logowanie i uwierzytelnianie
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.
Faktury sprzedaży do UE - czy trzeba je rejestrować w KSeF?
Jeżeli taka sprzedaż podlega krajowym przepisom VAT o fakturowaniu, wówczas rejestrowanie faktur sprzedaży w KSeF jest wymagane.
26.04.2024
Data obowiązkowego KSeF została ustalona na 1 kwietnia 2026 dla wszystkich przedsiębiorców.
01.03.2024
Zakończenie konsultacji Krajowego Systemu e-Faktur.
16.02.2024
Rozpoczęcie konsultacji dotyczących rozwiązań prawnych i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur
19.01.2024
Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.
26.04.2024
Data obowiązkowego KSeF została ustalona na 1 kwietnia 2026 dla wszystkich przedsiębiorców.
01.03.2024
Zakończenie konsultacji Krajowego Systemu e-Faktur.
16.02.2024
Rozpoczęcie konsultacji dotyczących rozwiązań prawnych i funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur
19.01.2024
Minister finansów Andrzej Domański poinformował o przesunięciu obowiązkowego KSeF. Nowy termin nie został podany.
Nowy termin obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur
Ministerstwo Finansów podało nowy termin obowiązkowego KSeF. Aplikacja zostanie napisana praktycznie od początku.
Obowiązkowy KSeF – ujawniono propozycje zmian w przepisach
Ministerstwo Finansów opublikowało projekt propozycji rozwiązań prawnych dotyczących obowiązkowego KSeF. Ów projekt jest wynikiem konsultacji z przedsiębiorcami, które odbyły się w lutym i marcu br.