Na fakturach wystawianych w KSeF pojawi się kwadratowy symbol zawierający unikalny ciąg znaków oraz numer identyfikacyjny nadany przez system. Dzięki temu odbiorca – klient, kontrahent czy urząd – będzie mógł w prosty sposób potwierdzić autentyczność dokumentu. W przypadku faktur wystawianych online i przekazywanych poza KSeF, na fakturze umieszcza się jeden taki kod QR.

Kiedy kod QR na fakturze będzie obowiązkowy

Od 1 lutego 2026 r. każda faktura przekazywana poza systemem KSeF będzie musiała zawierać kod QR. Dotyczy to sytuacji, gdy:

• przesyłasz fakturę kontrahentowi,
• realizujesz transakcje międzynarodowe,
• przekazujesz dokument w inny sposób niż poprzez system KSeF.
  

Jeżeli faktura funkcjonuje wyłącznie w ramach KSeF, dodawanie kodu QR nie jest konieczne.

Dwa kody QR na fakturze – kiedy są wymagane

W przypadku wystawienia faktury w trybie offline, offline24 lub awaryjnym i przekazania jej odbiorcy jeszcze przed przesłaniem do KSeF, dokument musi zawierać dwa kody QR:

• pierwszy oznaczony jako „OFFLINE”,
• drugi oznaczony jako „CERTYFIKAT”.
  

Po przesłaniu takiej faktury do KSeF i dalszym jej używaniu poza systemem, na dokumencie będzie widoczny już tylko jeden kod – z numerem identyfikacyjnym faktury nadanym przez KSeF.

Jakie dane można odczytać z kodu QR

Zeskanowanie kodu QR pozwoli szybko zweryfikować fakturę. Ujawnia on m.in.:

• datę wystawienia,
• numer NIP sprzedawcy,
• unikalny wyróżnik faktury.
  

Dzięki temu nabywca od razu może upewnić się, że dokument rzeczywiście został wystawiony w KSeF i jest zgodny z wersją zapisaną w systemie.

Po co stosuje się drugi kod QR

Dodatkowy kod QR ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa i wiarygodności faktury. Jego główne funkcje to:

• potwierdzenie autentyczności dokumentu,
• sprawdzenie ważności certyfikatu oraz uprawnień osoby wystawiającej,
• oznaczanie faktur przygotowanych w trybie offline, offline24 lub awaryjnym, które trafiły do odbiorcy poza systemem KSeF.

Do wygenerowania tego kodu niezbędne jest posiadanie certyfikatu KSeF.