Czym jest tryb offline24

Tryb offline24 to dobrowolna forma wystawiania faktur, pozwalająca na ich rejestrację w KSeF z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego. Co istotne, faktura zachowuje datę wystawienia z dnia jej faktycznego utworzenia, nawet jeśli zostanie przesłana do KSeF dzień później.

Początkowo planowany jako rozwiązanie tymczasowe, tryb offline24 zostaje wprowadzony na stałe i będzie dostępny dla wszystkich podatników. To ogromne ułatwienie dla przedsiębiorców działających w terenie, bez stałego dostępu do internetu lub systemów księgowych.

Jak to działa w praktyce

W zależności od rodzaju nabywcy, sposób udostępnienia faktury będzie się różnił:

• Nabywcy bez NIP-u (np. konsumenci, podmioty zagraniczne, zwolnieni z VAT):
  Fakturę trzeba udostępnić w uzgodniony sposób poza KSeF – najczęściej w formie wydruku. Taki dokument musi zawierać dwa kody QR:

Kod z oznaczeniem OFFLINE – umożliwiający weryfikację faktury w KSeF,

Kod z oznaczeniem CERTYFIKAT – potwierdzający autentyczność i integralność dokumentu.

• Nabywcy krajowi czynni podatnicy VAT:
  Odbierają fakturę wyłącznie przez KSeF. Ustawodawca wyraźnie zaznacza, że nie przewiduje się innej formy dostarczenia faktury dla tej grupy. Jest to związane z mechanizmem odliczania VAT – moment powstania prawa do odliczenia następuje w chwili nadania numeru KSeF.

Co jednak w sytuacji, gdy klient oczekuje potwierdzenia tu i teraz, np. w punkcie sprzedaży? Przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi. Możliwe, że pojawi się jakiś tymczasowy dokument, wzorem faktury offline dla konsumentów, ale obecnie pozostaje to kwestią otwartą.

Sytuacje awaryjne

Jeżeli wystąpi awaria systemu (np. atak hakerski lub prace konserwacyjne), fakturę również można wystawić w trybie offline – z dwoma kodami QR, jak w trybie offline24. Warto jednak pamiętać, że tryb offline24 to rozwiązanie szczególne, niezależne od trybów awaryjnych czy niedostępności KSeF.

Certyfikat wystawcy faktur

Kluczowym elementem wystawiania faktur w trybie offline24 będzie certyfikat wystawcy faktury. Będzie on służył do generowania kodu QR zapewniającego autentyczność dokumentu. Szczegóły dotyczące generowania i pobierania certyfikatu zostaną opublikowane na stronie Ministerstwa Finansów w dokumentacji API w czerwcu 2025 r.

• Wnioski o certyfikaty będzie można składać od 1 listopada 2025.
• Certyfikaty będą działać w środowisku produkcyjnym od 1 lutego 2026.
• Bez certyfikatu nie będzie można wystawiać faktur w żadnym trybie innym niż online.

Krajowy system e-Faktur - aktualny harmonogram

• czerwiec 2025 r. - publikacja nowej wersji struktury e-Faktury (Fa(3)) oraz dokumentacja techniczna do nowego API KSeF 2.0;
• lipiec 2025 r. - zakończenie prac nad ustawą i rozporządzeniem;
• listopad 2025 r. - pojawienie się certyfikatów wystawy faktury. Udostępniona zostanie też testowa wersja nowej Aplikacji podatnika (KSeF 2.0);
• 1 lutego 2026 r. - początek I etapu: e-Faktury obowiązkowe dla dużych przedsiębiorstw;
• 1 kwietnia 2026 . - początek II etapu: obowiązkowe e-Fakturowanie dla pozostałych firm.